Что делать, если работник умер во время ежегодного отпуска

Если работник умер во время ежегодного отпуска, необходимые документы об увольнении оформляйте, как только у вас будет на руках документ о смерти. Сначала внесите изменения в приказ об отпуске, а затем оформите увольнение в связи со смертью работника. Если работник умер в отпуске с последующим увольнением, то после получения документа о смерти внесите изменения в приказ об отпуске, отмените приказ об увольнении по прежнему основанию увольнения и оформите увольнение в связи со смертью. При предъявлении вам трудовой книжки родственниками умершего рекомендуем исправить в ней запись об увольнении и внести новую запись об увольнении в связи со смертью работника.

1. Как оформить увольнение в связи со смертью работника во время отпуска

При оформлении увольнения работника, который умер во время отпуска, вам нужно внести изменения в приказ о предоставлении работнику отпуска, чтобы скорректировать его период (до даты увольнения в связи со смертью работника). Иначе по документам получится, что в отпуске находится умерший уволенный работник, а это может повлечь претензии контролирующих органов.

Что касается выплат, которые причитаются работнику на дату смерти, учтите, в частности, что их нужно выплатить первому обратившемуся члену семьи, который проживал с работником совместно, или лицу, находящемуся на иждивении работника на день его смерти (независимо от совместного проживания). Если никто из этих лиц не обратился за выплатами в течение четырех месяцев с момента смерти работника, то суммы рекомендуем внести на депозит нотариуса (ст. 141 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 327, п. 1 ст. 1114, п. п. 2, 3 ст. 1183, п. 2 ст. 1172 ГК РФ).

С выплат, причитающихся работнику на день смерти, нельзя удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Пример формулировки приказа о внесении изменений в приказ о предоставлении отпуска работнику

«В связи со смертью О.С. Семченко, на основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником (увольнении) от 12.09.2018 N 185-у,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Внести изменения в Приказ о предоставлении отпуска О.С. Семченко от 27.08.2018 N 183-от, указав, что работник фактически использовал ежегодный основной оплачиваемый отпуск на четыре календарных дня с 3 сентября 2018 г. по 6 сентября 2018 г.
  2. Удержание из зарплаты уже выплаченных О.С. Семченко отпускных не производить в силу ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

…».

В остальном порядок увольнения такой же, как и в других случаях увольнения в связи со смертью. В частности, издайте приказ об увольнении, внесите запись в трудовую книжку.

2. Как оформить увольнение в связи со смертью работника во время отпуска с последующим увольнением

Если работник умер во время отпуска с последующим увольнением и вы получили документ о его смерти (например, от родственников), вам нужно будет внести изменения в ранее оформленные документы. Это нужно сделать, поскольку последним днем работы будет последний день отпуска работника, несмотря на то, что вы рассчитали работника накануне (ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).

Если отпуск с последующим увольнением вы оформляли двумя приказами (об отпуске и об увольнении), то в приказ об отпуске внесите изменения так, как мы рекомендовали выше, а приказ об увольнении отмените и издайте новый приказ об увольнении в связи со смертью.

Если отпуск с последующим увольнением вы оформляли одним приказом, то внесите в него изменения в части периода отпуска, даты и основания увольнения.

Если у вас есть трудовая книжка работника (например, он ее не забрал или ее предоставил вам родственник умершего работника), то в нее также рекомендуем внести исправление. После этого внесите новую запись об увольнении в связи со смертью.

Если вы не измените документы, то возможны претензии контролирующих органов о том, что какое-то время у вас продолжались трудовые отношения с умершим работником в нарушение ч. 1 ст. 15, ч. 1, 2 ст. 20, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Обратите внимание, что может потребоваться выплатить пособие на погребение или материальную помощь, если она предусмотрена вашими внутренними документами.

3. Риски при нарушении порядка увольнения в связи со смертью работника во время отпуска

В этом случае возможны, в частности, следующие риски:

  • административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения процедуры увольнения. Например, это возможно, если неправильно оформите трудовую книжку при увольнении;
  • административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ и материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ — за невыплату или неполную выплату при увольнении положенных работнику сумм (если ваши действия не содержат уголовно наказуемого деяния). Например, такое возможно, если произведете удержание отпускных за неотработанные дни отпуска с выплат, причитающихся работнику на день смерти.