Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись и когда она используется

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это вид электронной подписи, цифровой аналог «живой». Использовать ее можно в случаях, установленных законом или соглашением сторон. Так, с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи вы можете заключить договор с контрагентом или организовать внутренний документооборот компании. Эта подпись защищена сильнее, чем простая электронная подпись, поскольку создается с применением спецсредств и позволяет отследить, кто внес в документ правки. Но ее защита слабее, чем у квалифицированной электронной подписи.

 

1. Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная ЭП) — это электронная подпись (далее — ЭП), которая (ч. 3 ст. 5 Закона об электронной подписи):

  • создается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и средств электронной подписи (специальных компьютерных программ-криптопровайдеров). Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи (далее — владелец ЭП) делает это в программе-криптопровайдере или на веб-сервисе;
  • позволяет определить лицо, которое подписало электронный документ. Получатель может определить это с помощью открытого ключа проверки электронной подписи, который передает ему владелец ЭП. Получатель делает это в той же программе на своем компьютере или на том же веб-сервисе, что и владелец ЭП;
  • защищает документ от изменений: позволяет получателю обнаружить все правки, которые кто-то внес в документ после того, как его подписал владелец ЭП. Это тоже делается с помощью ключа проверки ЭП.

2. При каких условиях документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному

Документы, подписанные неквалифицированной ЭП, имеют такую же юридическую силу, как бумажные документы с собственноручной подписью, если это предусматривает закон, иной правовой акт или соглашение лиц, которые решили обмениваться электронными документами (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Когда равенство предусматривает закон или приказ госоргана, дополнительные меры от вас не требуются. В остальных случаях вам нужно заключить «бумажное» соглашение с контрагентом об использовании ЭП, в котором обязательно нужно определить порядок проверки ЭП. Очень важно это сделать до начала обмена электронными документами. В случае спора это поможет доказать в суде, что ваш обмен равнозначен обмену бумажными документами.

Если подписанный неквалифицированной ЭП документ приравнен к бумажному, он, как правило, равнозначен и заверенному печатью. Однако будьте внимательны: в законе или правовом акте могут быть дополнительные требования, которые нужно соблюсти, чтобы он считался равным документу с печатью. В соглашении с контрагентом вы тоже можете их установить (ч. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

 

3. Когда используется усиленная неквалифицированная электронная подпись

Вы вправе использовать этот вид ЭП, если закон, правовые акты или соглашение между сторонами не требуют в вашем случае другого вида ЭП. Это следует из п. 1 ст. 4 Закона об электронной подписи.

На практике неквалифицированная ЭП используется реже других видов. Закон предписывает применять ее в очень редких случаях. Например, с ее помощью обычные граждане и некоторые иностранные организации подают электронные документы в налоговый орган через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России (п. п. 2, 3 ст. 11.2 НК РФ).

Когда у лиц, которые собираются обмениваться электронными документами, есть возможность выбора, они тоже нечасто предпочитают неквалифицированную ЭП. Ее сложнее получить, чем простую электронную подпись. При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная электронная подпись, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

Но все же неквалифицированная ЭП позволяет организовать быстрый и удобный электронный документооборот и при этом защитить отправляемые документы от несанкционированных изменений. Поэтому можно использовать ее, например, во внутреннем документообороте организации или в обмене юридически значимыми документами с контрагентом.

3.1. Для чего и как можно использовать неквалифицированную электронную подпись во внутреннем документообороте

Вы можете использовать неквалифицированную ЭП во внутреннем электронном документообороте, например, чтобы подписывать и пересылать сотрудникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

Для этого вашей организации нужно утвердить локальным нормативным актом применение такой ЭП в корпоративной информационной системе. Такой сервис электронного документооборота организация может создать самостоятельно, и в этом случае будет его оператором. Но на практике юрлица часто заключают договоры с оператором уже существующего сервиса, подключаясь к нему на платной основе.

Система может представлять собой программу на компьютерах пользователей или доступ к специальному веб-сайту.

3.2. Для чего и как можно использовать неквалифицированную электронную подпись в отношениях с контрагентами

В отношениях с контрагентами неквалифицированную ЭП удобно использовать:

  • для заключения договоров. Чтобы договор считался заключенным, достаточно подписанных контрагентами с помощью таких ЭП электронных сообщений, в которых есть оферта и акцепт (п. 2 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Закона об информации);
  • обмена иными электронными документами, например письмами, накладными, актами, счетами. Применение неквалифицированных ЭП часто предусматривают банки в системе «Банк — клиент», например, для оформления клиентами электронных платежных поручений. Можно подписывать такой ЭП и первичные документы (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете, Письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).

Вы сможете отправлять документы с ЭП с помощью информационной системы (сервиса) или просто по электронной почте. При отправке по почте вы независимы от других лиц и это не требует лишних затрат, но ваши сообщения меньше защищены. При использовании сервиса вы будете отправлять сообщения по правилам его оператора. Он передает их по защищенным каналам связи, хранит документы и историю переписки на своих серверах, что помогает доказывать обмен документами в случае спора. Однако большинство таких систем платные.

Выбранный способ, как и вид ЭП, и порядок ее проверки нужно будет отразить в соглашении с контрагентом (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

 

4. Когда нельзя использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если закон:

  • не допускает составления документа в электронном виде. Например, вексель можно составить только на бумажном носителе (ст. 4 Закона о переводном и простом векселе);
  • прямо требует подписывать электронный документ простой электронной или квалифицированной электронной подписью.