Как предоставить оплачиваемый отпуск во время плохой эпидемиологической ситуации (изоляции из-за коронавируса COVID-19)

Во время сложной эпидемситуации из-за коронавируса предоставляйте ежегодные оплачиваемые отпуска, в целом, как обычно. В частности: уведомьте работника о дате начала отпуска под подпись минимум за две недели, издайте приказ (если оформляете отпуска приказами), отметьте отпуск в личной карточке, табеле. Учтите, что даже в такой ситуации нельзя заставить работников взять отпуска, не запланированные графиком.

Если дни отпуска выпали на дни, объявленные Указом Президента РФ нерабочими, перенесите их, если ваша организация не работает. Если вы работаете, то это правило не применяется.

 

 

В какой срок работнику предоставить оплачиваемый отпуск в период плохой эпидемиологической ситуации

Во время изоляции из-за плохой эпидемиологической ситуации нет специальных правил по сроку предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Так, предоставьте ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и (или) дополнительный, если он полагается работнику) либо часть отпуска (если он разделен на части) в срок по графику отпусков. Ведь график отпусков обязателен и для вас, и для работника, в том числе в период действия изоляции из-за коронавируса COVID-19 (ст. ст. 114 – 116, 120, ч. 1, 2 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

 

Единственное, если отпуск работника совпал с днями, которые из-за эпидемии объявлены нерабочими Указом Президента РФ (и ваша организация не работает в эти дни) – отпуск придется перенести (подробнее об этом ниже).

 

В остальных случаях отпуск (его часть) предоставляется не по графику, в частности, если есть общие основания для его переноса. Например, он совпал с больничным и не продлевался на количество дней болезни. Тогда новые даты отпуска согласуйте с работником (или даже работник сам их выбирает, например, если переносите отпуск из-за того, что вы просрочили выплату отпускных). Или, например, если графиком был запланирован отпуск полной продолжительности, но нужно предоставить лишь часть. Это следует из ч. 1 – 3 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ.

Также напомним, что есть категории работников, которым вы обязаны предоставить отпуск в удобное для них время (не так, как запланировано графиком отпусков). Например, если беременная работница просит предоставить ей ежегодный отпуск перед декретом (ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).

 

Если же у вас микропредприятие и вы отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, а в п. 22 трудового договора по типовой форме указано, что даты отпуска определяются письменным соглашением с работником, тогда отпуск предоставляйте в срок, обозначенный соглашением. Это следует из ст. 309.2 ТК РФ, Письма Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

 

 

Можно ли всех работников отправить в оплачиваемый отпуск в связи с плохой эпидемиологической ситуацией

Да, как правило, можно.

Если такой коллективный отпуск предусмотрен графиком отпусков, то работники в него пойти обычно обязаны. В редких случаях вправе отказаться. Например, если работница хочет взять отпуск перед отпуском по беременности и родам, а не как запланировано графиком отпусков (ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2, 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).

Если графиком отпусков корпоративный отпуск не запланирован, то есть по нему работники должны отдыхать в разное время, вы можете договориться с ними о переносе отпуска на удобные вам даты. В одностороннем порядке изменить график отпусков вы не можете, что следует из ч. 1, 2 ст. 123, ч. 3 ст. 124 ТК РФ.

Также вы можете установить свой дополнительный ежегодный оплачиваемый корпоративный отпуск с учетом ч. 2 ст. 116 ТК РФ, в частности, в локальном нормативном акте (например, в положении об отпусках).

 

 

Входят ли нерабочие из-за коронавируса дни, совпавшие с ежегодным отпуском, в число дней отпуска

Да, если ваша организация (отдельное подразделение) продолжает работать. В остальных случаях нерабочие дни, установленные Указом Президента РФ, не включайте в число дней отпуска и не продлевайте его на эти дни (п. 2 Рекомендаций в Письме Минтруда России от 26.03.2020 N 14-4/10/П-2696). Дни отпуска, которые совпали с этими нерабочими днями, перенесите на другой срок (полагаем его нужно согласовать с работником). Если же вы продолжаете работать в те дни, которые из-за коронавируса объявлены нерабочими, указанные правила на вас не распространяются.

 

Так, если у вас, например, непрерывно действующая организация (в том числе в сфере информационных технологий и связи) или же ваши работники продолжают работать удаленно (независимо от сферы деятельности) – упомянутые нерабочие дни, совпавшие с оплачиваемым отпуском, включайте в число его дней. Иное нормативно не предусмотрено (а эти нерабочие дни не относятся к нерабочим праздничным дням, которые исключают из дней оплачиваемого отпуска). При необходимости продлевайте (переносите) отпуск на общих основаниях (в частности, из-за того, что он совпал с больничным). Это следует из ч. 1 ст. 120 ТК РФ, п. п. 1, 2, 5 Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206, п. п. 3, 4, 7 Рекомендаций в Письме Минтруда России от 26.03.2020 N 14-4/10/П-2696, Письма Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741.

 

 

Есть ли из-за коронавируса особенности оформления ежегодного отпуска при отправлении сотрудника в такой отпуск

Да, но их мало. Если оформляете оплачиваемый отпуск, то дни, которые объявлены нерабочими из-за коронавируса, не включайте в число дней отпуска и не продлевайте его на эти дни – при условии, что вы не относитесь к тем, кто в указанные дни продолжает работать (об этом рассказывали выше). Также в этом случае не рекомендуем оформлять работникам в эти дни отпуск без сохранения зарплаты (например, пенсионерам по старости – до 14 календарных дней в году согласно абз. 3 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Иначе возможны риски, в частности, ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, так как за указанные нерабочие дни вы должны выплатить зарплату.

Если при оформлении ежегодного отпуска в период изоляции у вас нет возможности обменяться с работниками оригиналами документов (например, работники трудятся удаленно), можете поступить, например, так, как предложил Минтруд России в Письме от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741 – обменяться электронными образами. Например, направьте работнику уведомление о дате начала отпуска по электронной почте. Он пусть напишет расписку, что ознакомлен с ним и вышлет ее фото (сканированную копию) вам по электронной почте или с помощью доступной вам и ему программы “мессенджера”. Так же можете, например, получить у него заявление на отпуск. Затем при первой возможности вы ознакомите работника под подпись с оригиналом документа, а он вам передаст заявление.

 

В остальном оформляйте ежегодный отпуск, как обычно. Так, по оплачиваемому отпуску, в частности: уведомьте работника о его начале под подпись минимум за две недели (иногда нужно получить заявление на отпуск – например, если работник просит его перенести из-за того, что вы уведомили его об отпуске меньше, чем за две недели), издайте приказ об отпуске (если оформляете отпуска приказами), отразите отпуск в личной карточке и табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91, ч. 3 ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Оформление отпуска без сохранения зарплаты тоже стандартное: на основании заявления работника издайте приказ об отпуске, отразите отпуск в личной карточке и табеле учета рабочего времени.

 

 

Есть ли особенности оплаты отпуска в период плохой эпидемиологической ситуации

Нет, особенности законом не предусмотрены.

За каждый день ежегодного оплачиваемого отпуска выплатите работнику отпускные исходя из его среднего заработка. Сделать это нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска (ст. 114, ч. 9 ст. 136, ч. 1, 4, 5 ст. 139 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

 

 

Какие возможны риски, если нарушен порядок предоставления оплачиваемого отпуска в период плохой эпидемиологической ситуации

Для вас возможны, в частности, следующие риски:

  • административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ – в частности, если вы откажете работнику в предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, когда он имеет на это право (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например, беременной перед отпуском по беременности и родам, который она может взять без вашего согласия в силу ст. 260 ТК РФ;
  • материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ. Например, если просрочите выплату отпускных, их придется выплатить с учетом процентов по этой статье.