Как работодателю организовать работу в неблагоприятной эпидемиологической ситуации (изоляции из-за коронавируса COVID-19)

Выбор вами мер зависит от многих факторов, в том числе – вашей финансовой ситуации. Это может быть: перевод работника на дистанционную работу с сохранением оплаты, оформление простоя (если обеспечить работой не получается). Отправить работника в отпуск не по графику без его согласия нельзя. То же самое касается отпусков без сохранения зарплаты – направлять в одностороннем порядке вы не имеет права. Ниже указаны возможные риски таких мероприятий: незаконные действия могут спровоцировать всплеск обращений ваших работников в трудинспекцию и, как следствие, повлекут за собой позднее внеплановые проверки, штрафы, а также возможные суды по восстановлению на работе с оплатой вынужденного прогула.

Если работник оформил больничный, в том числе из-за карантина, допускать его к работе нельзя (даже на дому) – у вас будут проблемы с оплатой больничного.

Если работник изолирован дома, то, например, согласовать необходимые документы можете по электронной почте, а подписать их уже по выходу на работу

 

 

Содержание

Нужно ли издавать приказ по компании о работе организации во время карантина

Нет, но рекомендуем это сделать.

Издание отдельного приказа поможет вам не только систематизировать все меры, которые вы планируете принять в отношении работников.

С его помощью вы можете назначить ответственных лиц: за оформление кадровых документов, обмен ими с работниками, другие кадровые операции.

 

В приказ может быть включена другая важная информация: очередность перевода на удаленную (дистанционную) работу, простой отдельных подразделений (работников), особенности посещения офиса во время карантина (если это необходимо), возможность согласования индивидуальных графиков работы и другие особенности организации вами работы в этот период.

Отразите в приказе нерабочие дни с 4 по 30 апреля 2020 г. включительно (с сохранением заработной платы), установленные Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239, если ваша организация не относится к исключениям, определенным в п. п. 4, 5, 8 Указа.

 

В приказе вы можете определить численность работников, на которых не распространяется положение об этих нерабочих днях. Сотрудники, переведенные на удаленный режим работы, по согласованию с вами могут продолжать работать в данный период. Изменения, касающиеся перехода на такой режим, в это время можно оформлять путем обмена электронными образцами документов и при необходимости оформить их позже в установленном порядке (Письма Минтруда России от 26.03.2020 N 14-4/10/П-2696, от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741). Разъяснения Минтруда России даны в отношении Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206, но полагаем, что они применимы и к Указу Президента РФ от 02.04.2020 N 239.

 

Московским работодателям, которые вправе не ограничивать деятельность в период режима повышенной готовности (кроме случаев, установленных решениями Президента РФ, Указом Мэра Москвы и (или) иными нормативными правовыми актами РФ) и принимать у себя граждан, рекомендуем включить в приказ, в частности, положения (п. п. 4, 9, 10.2 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 N 12-УМ):

  • об обязанности лиц при совместном пребывании соблюдать социальное дистанцирование (расстояние не менее 1,5 м);
  • о численности работников, которые:
    • не переводятся на дистанционную работу (в связи с необходимостью непосредственно участвовать в обеспечении непрерывных технологических и иных процессов, направленных на обеспечение деятельности работодателя);
    • переводятся на дистанционную работу;
    • подпадают под действие решения Президента РФ о нерабочем режиме с сохранением зарплаты.

 

Указанную информацию о численности работников нужно представить в установленной форме на адрес электронной почты organization_size@mos.ru;

  • о принятии иных мер, предусмотренных п. п. 9, 2 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 N 12-УМ.

Рекомендуем обеспечить сотрудников, продолжающих перемещаться по городу в связи со служебной необходимостью, соответствующими справками.

 

 

Образец справки о необходимости присутствия на работе и проезда к месту работы в период действия режима нерабочих дней

Справка о необходимости присутствия

на работе и проезда к месту работы в период

действия режима нерабочих дней (в связи

с распространением коронавирусной инфекции COVID-2019)

(образец заполнения, произвольная форма)

Общество с ограниченной

ответственностью “ТеплоСервис”

(ООО “ТеплоСервис”)

04.04.2020 N 17

СПРАВКА

Настоящая справка выдана Петрову Алексею Викторовичу о том, что он работает в должности старшего тепломеханика в ООО “ТеплоСервис” (ОГРН 1076577889999) с 06.02.2017 по настоящее время, приказ о приеме на работу от 06.02.2017 N 45.

ООО “ТеплоСервис” является непрерывно действующей организацией в сфере коммунального обслуживания населения и теплоснабжения, и на ООО “ТеплоСервис” не распространяется Указ Президента РФ от 02.04.2020 N 239, в том числе в части установления режима нерабочих дней.

Постоянное рабочее место Петрова А.В. располагается в районной котельной N 24 по адресу (указать полный адрес).

Справка выдана для представления по требованию.

Генеральный директор                     Матвеева             С.Ф. Матвеева

                                                              (печать)

 

 

Разослав приказ по почте или разместив его в доступе ваших сотрудников, вы также можете оперативно уведомлять работников обо всех мерах, которые вы принимаете в связи с текущей ситуацией.

Кроме того, учтите, что в период неблагоприятной эпидемиологической ситуации госорганы оказывают работодателям информационную поддержку. Например, на период предупреждения распространения коронавирусной инфекции Роструд запустил специальный сервис “Коронавирус: горячая линия”. Здесь вы можете получить онлайн-консультацию о порядке применения трудового законодательства, в том числе при переходе на дистанционный режим и работу на дому, при введении простоя, предоставлении внеочередных отпусков и по другим вопросам (Информация Роструда).

 

 

Как перевести на дистанционную работу из дома из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (коронавируса COVID-19)

Оформите перевод работника на дистанционную работу из дома, если у вас есть такая возможность и вы и работник согласны на это. По закону вы не обязаны это делать, если против. Кто в первую очередь перейдет на удаленную работу, решайте сами (в зависимости от ваших производственных потребностей) – ни у каких работников по закону нет приоритета на первоочередной перевод на дистанционную работу. Например, не имеет значения, что работник многодетный.

 

Как оформить такой перевод – законом не урегулировано. Предлагаем вам:

  • составить в произвольной форме приказ о том, что предоставляете работникам возможность работы из дома;
  • подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с учетом ст. 72 ТК РФ с каждым переводимым на удаленную работу работником. Обозначьте в нем все ключевые моменты по взаимодействию с работником, выполнению работы.

Табель учета рабочего времени на дистанционных работников ведите как обычно (особенностей нет). Так, если у вас унифицированная форма табеля (N Т-12 или N Т-13) и вы ведете его методом сплошной регистрации явок и неявок, то дни, когда работник трудится удаленно, отметьте буквенным “Я” или цифровым кодом “01”. Если у вас своя форма табеля и коды, применяйте их.

 

До отмены мер, принятых в рамках борьбы с коронавирусной инфекцией, на дистанционный формат работы предлагается перевести и федеральных государственных гражданских служащих. Для этого федеральным органам исполнительной власти Минтруд России рекомендует издать правовой акт, регламентирующий дистанционную служебную деятельность. В него предлагается включить, в частности, порядок организации такого формата службы, перечень подходящих должностей. По решению представителя нанимателя на дистанционную службу могут быть переведены и служащие не из перечня. Также предлагается переводить в первую очередь, например, беременных, многодетных. Вместе с тем работу с информацией ограниченного доступа (например, с грифом “секретно”, “совершенно секретно”) на дистанционный формат перевести нельзя (Письмо от 18.03.2020 N 19-0/10/П-2382).

Перевод рекомендуется оформить внутренним приказом на основании заявления служащего. Стороны также могут заключить допсоглашение к контракту, касающееся дистанционной службы (Письмо от 18.03.2020 N 19-0/10/П-2382).

 

 

Нужно ли ввести простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Да, если вы не можете обеспечить работников работой и при этом нет оснований для их отпусков (они возможны только по согласию работника), увольнения.

 

Таким образом, когда у вас нет возможности перевести работников на удаленную работу и продолжать работу в офисе (на производстве), объявляйте простой, то есть временную приостановку работы по не зависящим от вас и работника причинам. Во время простоя работники не будут выполнять свои обязанности.

 

Простой вы можете ввести в отношении как всей организации, так и отдельных подразделений, работников. Запрет на это законом не установлен.

Порядок оформления законом не регламентирован, на практике, в частности, оформляют приказ о введении простоя, фиксируют простой в табеле учета рабочего времени.

Советуем во всех случаях введения простоя (независимо от того, приостанавливаете вы деятельность всей организации либо некоторых подразделений, работников) уведомить об этом орган службы занятости письменно в течение трех рабочих дней после издания приказа о простое (п. 2 ст. 25 Закона о занятости, п. 6 Письма Роструда от 19.03.2012 N 395-6-1). Форма такого уведомления произвольная (нормативной нет).

Время простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации вам нужно оплачивать в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

 

 

Могут ли работать те, кто изолирован на дому для предотвращения угрозы распространения вирусной инфекции (на карантине)

Да, они могут работать дистанционно (за исключением тех, кто оформил больничный).

Как мы писали ранее, работников можно временно перевести на дистанционную работу из дома (если у вас есть такая возможность). Изоляция на дому, в том числе по предписанию контрольных органов, этому не помеха.

Но если работник оформил больничный, в том числе из-за карантина, рекомендуем предупредить его о недопустимости работы во время больничного (не допускать его к работе). Так вы, как минимум, избежите споров с ФСС РФ по выплате пособия. Дело в том, что за дни работы во время больничного работнику нужно выплатить зарплату (законом не предусмотрены случаи неоплаты рабочего времени работника).

 

Но выплата одновременно и пособия по временной нетрудоспособности, и зарплаты не предусмотрена законом, поскольку пособие призвано возместить утраченный заработок, когда работник не может трудиться (ст. 183 ТК РФ, ч. 1 ст. 1.3 Закона N 255-ФЗ). А если он не утрачен, то выплата пособия за счет ФСС РФ может быть признана излишней. Это подтверждается судебной практикой.

 

 

Можно ли отправить работника в вынужденный отпуск из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Нет, вынудить взять отпуск нельзя.

Вы можете отправлять в оплачиваемый отпуск, только если отпуск предусмотрен утвержденным в прошлом году графиком отпусков, поскольку он обязателен и для вас, и для работника. Это следует из ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ.

При этом учтите, что, если дни отпуска выпали на дни, объявленные Указом Президента РФ нерабочими, перенесите их, если ваша организация не работает. Продлевать или включать эти дни в дни отпуска нельзя. Если вы работаете, то это правило не применяется (п. 2 Рекомендаций в Письме Минтруда России от 26.03.2020 N 14-4/10/П-2696).

 

Если работник согласен на перенос своего ежегодного отпуска на период эпидемии, предлагаем поступить так. Попросите его написать заявление на отпуск. Затем издайте приказ на отпуск и ознакомьте с ним работника минимум за две недели до начала отпуска (так вы выполните требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ), внесите изменения в график отпусков. Однако учтите, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работник заболеет, отпуск придется продлить или перенести на другой срок с учетом ч. 1 ст. 124 ТК РФ.

 

Нельзя заставить работника взять отпуск за свой счет. Он оформляется по заявлению работника (ст. 128 ТК РФ). Например, нельзя заставить взять такой отпуск вместо оформления и оплаты простоя. Если вы оформите работнику такой отпуск без его заявления, он может, в частности, обратиться в трудовую инспекцию с жалобой и к вам позже могут прийти с внеплановой проверкой на основании абз. 4 ч. 7 ст. 360 ТК РФ. Это, в свою очередь, может повлечь для вас риски.

 

 

Можно ли ввести неполное рабочее время из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Да, можно, запрета на это нет.

Во-первых, вы можете предложить работнику перейти на неполное рабочее время (неполную рабочую неделю и (или) неполный рабочий день) по соглашению сторон. Срок установления – любой, ограничений нет (все зависит от ваших процессов и пожеланий).

Если работник согласен или сам предложил работать в режиме неполного рабочего времени, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ). На практике также издают приказ о неполном рабочем времени.

 

В-вторых, вы можете ввести неполное рабочее время в одностороннем порядке (ч. 1 или ч. 5 ст. 74 ТК РФ), если в организации есть изменения организационных или технологических условий труда, которые повлияли на невозможность сохранения прежнего режима работы. При этом возможны два варианта:

  • введение неполного рабочего времени не связано с угрозой массового увольнения (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). В этом случае издайте приказ, уведомьте работника об изменении его режима работы (минимум за два месяца), письменно предложите вакансии для перевода (если они у вас есть). При согласии работника на работу в режиме неполного рабочего времени, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае несогласия работника через два месяца трудовой договор расторгается по основанию отказа от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  • если есть угроза массового увольнения (ч. 5 ст. 74 ТК РФ), то неполное рабочее время можно ввести как временную меру сроком до шести месяцев. Вводится в таком же порядке, как описан в п. 1 выше. Кроме того, не забудьте учесть мнение первичной профсоюзной организации, если она есть. При согласии работника заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае несогласия работника трудовой договор расторгается через два месяца в связи с сокращением численности или штата (ч. 6 ст. 74, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

В любом случае при введении по вашей инициативе неполного рабочего времени нужно уведомить службу занятости.

 

 

Можно ли временно перевести работника на другую работу из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Да, но в некоторых случаях только с согласия работника.

Временный перевод работника на другую работу без его согласия допускается в исключительных ситуациях – в частности, если есть угроза жизни или нормальным условиям жизни хотя бы части населения. Перевод возможен на срок до одного месяца для предотвращения таких ситуаций или устранения их последствий. Также перевод на срок до одного месяца возможен в случае простоя, введенного из-за эпидемии, но уже для перевода на работу более низкой квалификации – вам все же потребуется письменное согласие работника. Платить в этом случае нужно по новой должности, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 2 – 4 ст. 72.2 ТК РФ).

Если работник не против временного перевода, оформите перевод дополнительным соглашением к трудовому договору с учетом абз. 3 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ (в том числе это можно сделать, если его согласие на перевод по закону не требуется).

 

В частности, временный перевод может понадобиться, чтобы работник мог работать дистанционно из дома, но его постоянная работа не позволяет это сделать в силу своей специфики. Например, менеджер по продажам с разъездным характером работы может быть временно переведен на должность оператора колл-центра с условием о дистанционной работе (звонки клиентам будет совершать из дома).

 

 

Можно ли уволить работника при неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантине)

Да, если есть законные основания для этого. При этом неблагоприятная эпидемиологическая ситуация (карантин) не является самостоятельным законным основанием увольнения.

Например, вы можете рассмотреть возможность увольнения работников по сокращению численности (штата) – по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Для этого вам нужно соблюдать специальную процедуру, в частности: об увольнении уведомить, как правило, за два месяца работников, а также службу занятости и профсоюз (если есть), предложить работникам подходящие вакансии, а если их нет или работник откажется от перевода, уволить его с выплатой выходного пособия. Это следует из ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 82, ч. 1 ст. 178, ч. 2 ст. 180 ТК РФ, абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона о занятости.

Учтите, что необоснованные увольнения, принуждения работников к увольнению могут повлечь риски.

 

 

Какие есть риски при неправильной организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)

Возможны, в частности, следующие риски:

  • административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, за то, что отправите работника в отпуск за свой счет без его согласия;
  • административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, не оплатите время простоя или снизите работнику заработную плату из-за перевода на дистанционную работу;
  • признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе с выплатой ему среднего заработка за все время вынужденного прогула – если необоснованно уволите работника. 
  • возмещение работнику морального вреда, судебных издержек. Это возможно при любых нарушениях прав работника (ч. 1 ст. 21, ст. 237, ч. 9 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).