Как оформить дубликат договора в случае его утери

Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа (п. 22 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Чтобы оформить его:

  • распечатайте договор без печатей и подписей;
  • подпишите распечатанный договор. Проставьте на нем печать, если она была на оригинальном экземпляре;
  • добавьте надпись о дубликате. В любом свободном месте договора, например вверху первой или на обороте последней страницы, напишите, что это дубликат, изготовленный вместо утраченного оригинального экземпляра. Подпишитесь под этой оговоркой. Она нужна, чтобы в будущем никто не смог заявить о фальсификации этого документа. Такое заявление могут обосновывать тем, что экземпляр изготовлен задним числом, то есть позже той даты, которая указана в его тексте, или позже исполнения обязательств по нему. Экспертам нередко удается определить примерное время выполнения документа. Если суд признает документ фальсифицированным, он не примет его в качестве доказательства (ст. 71 АПК РФ, ст. 67 ГПК РФ);

 

Пример надписи о дубликате

Дубликат. Изготовлен сторонами 01.08.2018 взамен экземпляра договора, утраченного ООО «Сигма».

Генеральный директор

ООО «Андромеда»

Петров /Петров И.И./

М.П.

Генеральный директор

ООО «Сигма»

Иванов /Иванов А.А./

М.П.

 

  • попросите контрагента подписать дубликат.

 

Пример запроса

Прошу вас подписать дубликат договора поставки от 31.05.2018 N 27 (в том числе надпись о дубликате) и проставить на нем печать ООО «Андромеда» в связи с тем, что ООО «Сигма» утратило экземпляр данного договора.

Подписанный дубликат прошу направить по адресу, указанному в договоре.

 

Если договор удостоверял нотариус, попросите его выдать дубликат. К другой стороне обращаться не нужно. По вашему заявлению нотариус обязан выдать вам один дубликат (ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате, Письмо ФНП от 17.07.2008 N 1066/06-12).