Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи. Урегулируйте «разделение» расходов на бензин (например, оформляя путевые листы на служебные поездки), это поможет вам избежать налоговых рисков. Если вы не хотите прописывать порядок использования служебной машины в личных целях работника в трудовом договоре, то можете подписать с ним, например, договор ссуды.

1. Как прописать в трудовом договоре использование работником служебного автомобиля в личных целях

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить работнику использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ):

  • возможность использовать служебный автомобиль в личных целях работника и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
  • характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
  • порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
  • срок, в течение которого работник может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
  • порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов.

Если работник уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

Если у вас есть локальный нормативный акт (коллективный договор), в котором подробно регламентирован порядок использования работником служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать. Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт. Главное, чтобы работник был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Пример формулировки условий об использовании работником служебного автомобиля в личных целях в трудовом договоре

2.4. Стороны договорились, что Работник может использовать служебный автомобиль марки Volvo XC 90, государственный номер «С184МК777», в личных целях.

2.4.1. Предоставление Работнику автомобиля для использования в личных целях оформляется приказом Работодателя, которым в том числе регулируется срок использования служебного автомобиля в личных целях

2.4.2. Передача Работнику автомобиля для личных нужд, а также его возврат осуществляется Работником по акту приема-передачи.

2.4.3. При использовании Работником автомобиля Работодателя в личных целях оплата бензина, мойки автомобиля, химчистки салона автомобиля, штрафов за нарушение правил дорожного движения, а также ремонт автомобиля из-за дорожно-транспортного происшествии осуществляется за счет средств Работника.

2.4.4. При использовании Работником автомобиля Работодателя в личных целях Работодатель осуществляет оплату расходов по проведению технического обслуживания и ремонта автомобиля (в том числе приобретению запасных частей к автомобилю), эвакуации автомобиля (если предоставленный Работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, кроме случаев ДТП по вине Работника), а также по страхованию ОСАГО и каско.

2.4.5. Работник обязан вернуть (не использовать в личных целях) автомобиль не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания срока, на который он был предоставлен Работнику, либо по первому требованию Работодателя о возврате автомобиля;

2.4.6. При использовании автомобиля Работодателя в личных целях Работник в том числе обязан:

  • использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению, соблюдать установленные заводом-изготовителем правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
  • соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;
  • в случае угона (кражи) автомобиля незамедлительно сообщить об этом в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля, а также Работодателю;
  • не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, а при выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекратить его эксплуатацию и сообщить об этом Работодателю;
  • своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать Работодателю об изменении данных водительского удостоверения;
  • содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;
  • возместить Работодателю ущерб из-за умышленного причинения вреда автомобилю Работодателя, иному транспортному средству или третьим лицам или из-за управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения, а также в случае угона (кражи) автомобиля (при отказе в возмещении от страховой компании по вине Работника).

1.1. Нужно ли прописывать порядок использования служебных автомобилей в личных целях в локальном нормативном акте

Да, желательно это сделать, если предоставление служебных машин работникам для личных целей — не редкость для вашей организации, несмотря на то, что такое требование законом не установлено. Это позволит уменьшить документооборот (так как вам не придется постоянно менять условия трудовых договоров), а также более детально урегулировать порядок использования служебных автомобилей в личных целях. Например, такой порядок можете закрепить в Положении об использовании служебных автомобилей работниками организации (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В нем рекомендуем указать, в частности, что предоставление работнику служебного автомобиля для использования в личных целях является вашим правом, определить лиц, которым могут предоставляться автомобили для личных нужд, порядок приема-передачи служебного автомобиля работникам, порядок оплаты штрафов, ремонта, расходов на ГСМ.

Ознакомьте работника с этим документом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

2. Как оформить приказ об использовании работником служебного автомобиля в личных целях

Такой приказ оформите в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. Рекомендуем оформить этот документ, чтобы зафиксировать ваше намерение разрешить работнику использовать служебный автомобиль для личных нужд.

Укажите в нем, в частности, данные работника, которому предоставляется служебный автомобиль, характеристику автомобиля и срок, в течение которого работник вправе эксплуатировать автомобиль для личных нужд.

Пример формулировки приказа об использовании работником служебного автомобиля в личных целях

На основании п. 8.4 трудового договора от 26.06.2018 N 94/18-ТД с руководителем отдела по работе с ключевыми клиентами Карповым О.С.

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Предоставить на срок с 02.07.2018 по 02.07.2019 руководителю отдела по работе с ключевыми клиентами Карпову Олегу Сергеевичу для использования в личных целях автомобиль Volvo XC 90, государственный регистрационный знак С184МК777.
  2. Руководителю транспортного отдела Смирнову Виталию Петровичу организовать в течение трех рабочих дней прием-передачу автомобиля.
  3. Специалисту отдела по работе с персоналом Константиновой Вере Павловне ознакомить с настоящим приказом Карпова О.С., Смирнова В.П.

3. Как оформить акт приема-передачи работнику служебного автомобиля для использования в личных целях

Форма акта приема-передачи служебного автомобиля для использования работником в личных целях произвольная, поскольку нормативно установленной нет. Издайте его, чтобы зафиксировать факт передачи служебного автомобиля в личное пользование работнику.

В акте рекомендуем, в частности, указать:

  • характеристики транспортного средства (модель, идентификационный номер (VIN), государственный регистрационный знак и др.);
  • данные паспорта транспортного средства;
  • реквизиты полиса ОСАГО и каско;
  • дату передачи автомобиля в личное пользование;
  • результаты осмотра автомобиля. В частности, укажите показания одометра, количество топлива в баке и внешние повреждения автомобиля (если они есть).

Составьте акт в двух экземплярах: один — для работника, другой — для вас.

4. Как разделить расходы на бензин при использовании автомобиля в служебных и личных целях

Данный вопрос нормативно не урегулирован.

Тем не менее желательно урегулировать разделение расходов на бензин (другие ГСМ), чтобы избежать налоговых рисков.

На практике встречаются, например, следующие способы: оформление путевых листов на служебные поездки, установление лимитов расходов.

Перед выбором удобного для вас способа рекомендуем дополнительно проконсультироваться с вашим налоговым юристом.

5. Можно ли оформить использование служебного автомобиля в личных целях гражданско-правовым договором

Да, можно, поскольку это не запрещено законом.

Если вы желаете передать работнику служебный автомобиль для личных нужд безвозмездно, то можете оформить договор безвозмездного пользования (договор ссуды) (п. 1 ст. 689 ГК РФ). А если хотите взимать за это плату, то рассмотрите вопрос заключения договора аренды транспортного средства без экипажа (п. 1 ст. 642 ГК РФ).