Как оплатить (компенсировать) стоимость проезда в отпуск и обратно работникам Крайнего Севера

Порядок оплаты проезда к месту отпуска и обратно для работников коммерческих организаций Крайнего Севера нормативно не установлен. Самостоятельно определите его, например, в локальном нормативном акте — Положении об отпусках. Компенсации подлежит не только оплата проезда, но и провоз багажа. Воспользоваться таким правом могут работники по основному месту работы один раз в два года, если они работают на Крайнем Севере и в местностях, приравненных к нему. Разрабатывая собственные правила компенсации, укажите лиц, имеющих на нее право, размер компенсации и порядок ее выплаты, а также вид транспорта и вес багажа, стоимость по которым компенсируется.

1. Кто имеет право на оплату проезда к месту ежегодного отпуска

Право на оплату проезда к месту ежегодного отпуска имеют все работники по основному месту работы, если они трудятся в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Вы оплачиваете проезд в пределах территории Российской Федерации к месту ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно, а также провоз багажа (ч. 1 ст. 287, ч. 1 ст. 325 ТК РФ, Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Предоставлять такую гарантию неработающим мужу (жене), несовершеннолетним детям ваших работников вы должны, только если это предусмотрено в вашем локальном нормативном акте, коллективном договоре и (или) трудовом договоре (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Компенсацию предоставляйте один раз в два года. Право на нее возникает у работника одновременно с правом на получение основного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть, как правило, по истечении шести месяцев непрерывной работы (ч. 2 ст. 122, ч. 1 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 22.10.2014 по делу N 33-3751-14).

2. В каком размере компенсируются расходы работников Крайнего Севера на проезд к месту отпуска и обратно

Размер компенсации проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно для коммерческих организаций нормативно не установлен. Самостоятельно определите его в специальных документах, например в Положении об отпусках.

Главное, учтите, что такая компенсация должна обеспечивать реальную возможность работника выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. Вам нельзя неоправданно ее занизить или отказаться от ее выплаты (абз. 7 п. 5, п. 6 Постановления Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 N 2-П).

Как правило, проезд оплачивают по фактическим затратам работника. При этом вы вправе установить предельный размер возмещения, а также тарифы, по которым рассчитывается компенсация. Например, если работник добирается до места отпуска самолетом, то вы компенсируете ему стоимость проезда по тарифу экономического класса.

Чтобы установить компенсацию за провоз багажа, пропишите максимальное количество килограммов, стоимость провоза которых вы будете компенсировать. Например, можно установить, что при наличии подтверждающих документов работнику компенсируется стоимость провоза багажа весом не более 30 килограммов независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по проездному билету.

3. В какой срок нужно компенсировать расходы работников Крайнего Севера на проезд к месту отпуска и обратно

Срок, в течение которого вам нужно компенсировать работнику стоимость проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно, вы также устанавливаете самостоятельно, что следует из ч. 8 ст. 325 ТК РФ.

Так, вы можете предусмотреть двухступенчатую систему возмещения стоимости проезда. Сначала компенсировать работнику указанные расходы до его отъезда в отпуск по примерной стоимости проезда на основании заявления работника (например, не позднее чем за три дня до отъезда работника в отпуск). А уже после возвращения работника из отпуска произвести окончательный расчет (например, в течение трех рабочих дней с даты предоставления работником отчета о произведенных расходах с приложением подтверждающих документов).

4. В каких документах прописать порядок компенсации расходов на оплату проезда и провоз багажа к месту отпуска и обратно

Пропишите порядок компенсации указанных расходов в локальном нормативном акте, коллективном договоре и (или) трудовом договоре. Для этого конкретизируйте размер, условия и порядок компенсации таких расходов (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Поскольку круг вопросов, которые нужно урегулировать, достаточно обширен, то на практике чаще всего оформляется локальный нормативный акт (например, Положение об отпусках). При его принятии учтите мнение профсоюза (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Разрабатывая такой документ, вы можете взять за основу Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 для государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных госорганов и госучреждений. Ваши правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа могут отличаться от указанных выше (Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 2 (2016)).

В локальном нормативном акте рекомендуем, в частности, указать:

  • лиц, имеющих право на оплату проезда и провоза багажа;
  • размер компенсации, а также вид транспорта и вес багажа, стоимость по которым компенсируется;
  • порядок выплаты компенсации. Например, вы можете предусмотреть обязанность работника предоставить вам заявление о возмещении стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно, документы, подтверждающие расходы (например, билеты);
  • дополнительные требования, если работник едет в отпуск за границу. Например, если работник летит самолетом, то можно прописать его обязанность представить справку транспортной организации о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость его билета;
  • срок, в течение которого производится оплата стоимости проезда и провоза багажа.

5. Риски за отсутствие и несоблюдение порядка компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажа в отпуск и обратно

Если вы не урегулировали порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования ежегодного отпуска и обратно для работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей в локальном нормативном акте, коллективном договоре и (или) трудовом договоре, то вас могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, обратите внимание: если работник обратится в суд, а в ваших документах не будет установлен размер, условия и порядок компенсации стоимости расходов на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно, то суды будут руководствоваться положениями ст. 325 ТК РФ и Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (абз. 5 разд. 6 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

За невыплату такой компенсации или выплату в неустановленный срок (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния) вас, в частности, могут привлечь к административной ответственности по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ и материальной ответственности по ст. 236 ТК РФ.