Как отразить УПД в книге покупок, книге продаж, журнале учета счетов-фактур

УПД со статусом «1» регистрируют так же, как и счет-фактуру. В книге продаж продавец регистрирует УПД в том квартале, в котором начисляет НДС по операции. Покупатель регистрирует УПД в книге покупок в квартале, когда применяет вычет по нему. При этом в графе 8 книги покупок отражается дата получения (приемки), указанная в УПД. В журнале учета счетов-фактур УПД регистрируют только посредники и застройщики. УПД со статусом «2» в книге покупок и книге продаж, а также в журнале учета счетов-фактур не регистрируйте.

1. Как зарегистрировать УПД в книге покупок

В книге покупок регистрируйте полученный УПД со статусом «1», если в нем заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры (п. п. 1, 2 Правил ведения книги покупок, Приложения N N 2, 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

УПД, который выполняет функцию только первичного документа (со статусом «2»), в книге покупок не отражайте.

УПД со статусом «1» регистрируйте в том же порядке, что и обычный счет-фактуру, при этом (Приложение N 5 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):

  • в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок укажите номер и дату из строки 1 «Счет-фактура N __ от __» УПД;
  • в графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» книги покупок — дату из строки «Дата получения (приемки)» УПД.

Зарегистрировать УПД в книге покупок нужно в том квартале, в котором вы применяете вычет по нему (п. 2 Правил ведения книги покупок).

2. Как зарегистрировать УПД в книге продаж

В книге продаж регистрируйте УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры (со статусом «1») (п. п. 1, 3 Правил ведения книги продаж, Приложения N N 2, 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Если обязательные реквизиты счета-фактуры в УПД не заполнены, то он может заменить только первичный документ (УПД со статусом «2»). В этом случае отражать его в книге продаж не нужно.

УПД со статусом «1» регистрируйте в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.

При этом в УПД может быть указано несколько разных дат в разных строках. При его регистрации в книге продаж в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно отражать показатель УПД из строки 1 «Счет-фактура N __ от __» (Приложение N 5 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Зарегистрируйте УПД в том квартале, в котором вы обязаны начислить НДС по операции. То есть когда наступила дата определения налоговой базы по ней (п. 2 Правил ведения книги продаж, Письмо ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593 (п. 1.1)).

При выполнении работ это дата, указанная в УПД в строке «Дата получения (приемки)». При реализации товаров, услуг, передаче имущественных прав — дата, отраженная в УПД в строке «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». Если в этих строках ничего не указано, то регистрируйте УПД в квартале, на который приходится дата из строки 1 «Счет-фактура N ____ от _________» УПД (Приложения N N 4, 5 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

3. Как зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур

Регистрировать УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур должны только комиссионеры (агенты), которые действуют от своего имени в интересах других лиц, экспедиторы и застройщики (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Полученный в рамках такой деятельности УПД со статусом «1» регистрируйте в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. п. 3, 11 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Выставленные же в рамках указанной деятельности УПД со статусом «1» регистрируйте в ч. 1 журнала (п. п. 3, 7 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Регистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур нужно в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.