Как получить простую электронную подпись

Если вы планируете использовать систему электронного документооборота, то для создания подписи надо подключиться к этой системе и получить от ее оператора учетную запись с логином и паролем. Например, подпись можно создать, зарегистрировавшись на сайтах госорганов, чтобы отправлять им сообщения и получать определенные госуслуги. Можно использовать простую электронную подпись и без информационной системы. Для этого надо подписать с контрагентом соглашение об обмене документами по электронной почте с использованием такой подписи. В качестве подписи будет использоваться адрес электронной почты и пароль к определенному почтовому ящику.

1. Как получить простую электронную подпись для использования в информационной системе

Электронные документы можно отправлять через специальные информационные системы (сервисы электронного документооборота). Отправленные таким образом сообщения и документы при соблюдении определенных условий считаются подписанными простой электронной подписью (далее — простая ЭП) (ч. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи).

Чтобы получить возможность использовать простую ЭП в такой системе, вам нужно:

  • подключиться к системе. Вы можете сделать это следующими способами:

— создать ее самостоятельно (например, для учета ТМЦ или обмена письмами внутри организации). Утвердите приказом руководителя порядок использования системы. Предусмотрите в нем правила определения участника системы по его подписи;

— заключить на платной основе договор с оператором уже созданного сервиса. На компьютеры ваших сотрудников установят необходимую программу или предоставят им доступ к сайту оператора системы.

Если вы хотите через такой сервис подписывать договоры и обмениваться документами с контрагентом, нужно предварительно заключить с ним соглашение о применении конкретной системы и ее правил (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи). Рекомендуем составить соглашение в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или полномочных представителей сторон. Это позволит избежать споров о существовании соглашения об электронном документообороте;

— зарегистрироваться на специальном интернет-портале суда или госоргана (например, https://my.arbitr.ru или www.gosuslugi.ru) для обмена с ним сообщениями. Регистрация бесплатна;

  • получить ключи электронной подписи (далее — ключи ЭП). При использовании сервисов вы заводите сами или получаете от оператора учетную запись с логином и личным паролем. Логин к учетной записи будет ключом проверки электронной подписи (далее — ключ проверки ЭП), пароль к ней — ключом электронной подписи (далее — ключ ЭП). После получения ключа ЭП вы должны будете применять его в соответствии с правилами информационной системы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи).

Обратите внимание: получение ключа ЭП чаще всего требует от подписанта подтверждения личности. Закон признает документ подписанным простой ЭП, если в нем есть сама подпись или информация, которая указывает на лицо, создавшее или отправившее документ (ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи). Например, доступ (учетную запись) к внутреннему электронному документообороту получает лишь сотрудник организации, личность которого установлена при приеме на работу.

 

2. Как получить простую электронную подпись для обмена документами без информационной системы

Вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми электронными документами и вне информационных систем, например по электронной почте. Чтобы документы в таком случае считались подписанными простой ЭП, предварительно заключите с контрагентом соглашение об обмене документами с использованием простой ЭП.

В соглашении обязательно укажите (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):

  • правила определения подписанта по его простой ЭП. Например, вы можете указать, что подписанием документа простой ЭП считается его направление с корпоративной электронной почты. Уточните при этом, от каких лиц и с каких адресов будут направляться сообщения. В таком случае ключом ЭП будет пароль к электронному почтовому ящику, ключом проверки ЭП — адрес электронной почты;
  • обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП. Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.

Составьте соглашение в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или полномочных представителей сторон. В случае спора такое соглашение поможет вам доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.