Как предоставить очередной отпуск непосредственно после командировки

Если очередной отпуск по графику отпусков начинается непосредственно после командировки, то предоставьте его следующим образом: уведомите работника о начале такого отпуска как минимум за две недели, оформите приказ об отпуске и записку-расчет, выплатите работнику отпускные не позже чем за три дня до начала отпуска. Если отпуск не был запланирован в графике на эти даты, оформите его до командировки и отразите изменения в графике. Если ваш работник просит остаться в отпуске в месте командировки, по закону компенсировать ему проезд обратно вы обязаны только при следующих условиях: ваша организация расположена в районе Крайнего Севера и приравненной к нему местности, проезд осуществляется по территории России. При этом оплата производится не чаще чем раз в два года. Отчет за командировку такой же, как и при обычной командировке. Отличие только в порядке — работник обязан представить вам отчет после выхода из отпуска в течение трех рабочих дней.

1. Как предоставить очередной отпуск по графику отпусков непосредственно после командировки

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков, если он начинается непосредственно после командировки, стандартный.

Уведомите работника письменно о начале очередного отпуска минимум за две недели, оформите приказ об отпуске (например, по форме N Т-6) (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, п. 4 Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Составьте записку-расчет (например, по форме N Т-60) и выплатите работнику отпускные не позже чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, п. 3 Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

Сделайте отметку об отпуске в личной карточке работника, например, в карточке по форме N Т-2 — в разд. VIII.

2. Как предоставить очередной отпуск после командировки, если он изначально был запланирован в графике отпусков на другие даты

Если отпуск был запланирован в графике отпусков на другие даты, но работник просит вас предоставить его сразу после командировки, вы можете пойти ему навстречу (хотя закон вас к этому не обязывает).

В этом случае рекомендуем оформить отпуск заблаговременно. Попросите работника представить заявление о предоставлении отпуска, например, за четыре — пять календарных дней до убытия в командировку. За это время вы успеете подготовить приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника, а также выплатить отпускные как минимум за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ.

Помните, что за несвоевременную выплату отпускных вы можете быть привлечены к ответственности (ст. 236 ТК РФ, ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ).

Поэтому, если работник внезапно обратился к вам с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск, например, за один день до его начала, во избежание негативных последствий предложите ему оформить его за свой счет.

Если вы предоставили работнику очередной отпуск в срок, о котором он просил, не забудьте отразить изменения в графике отпусков. Укажите новую (фактическую) дату отпуска в специальной графе для отражения таких сведений (например, в графике отпусков по форме N Т-7 — в графе «фактическая дата»).

3. Нужно ли компенсировать проезд работнику, если он проводит отпуск в месте командировки

Да, нужно, но только в том случае, если это прямо предусмотрено законом, коллективным договором, трудовым договором, локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Например, по закону вы обязаны оплатить работнику проезд по территории России как к месту проведения им отпуска, так и обратно, если ваша организация располагается в районе Крайнего Севера и приравненной к нему местности. Но это допускается не чаще чем один раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Оснований для возмещения работнику расходов по проезду из командировки в соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ у вас не возникает, так как день окончания командировки — это последний день перед отпуском. Вы не должны оплачивать работнику обратный билет из места проведения отпуска, поскольку в этом случае работник возвращается из отпуска, а не из командировки (Письма Минфина России от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868, от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364).

4. В каком порядке работник должен отчитаться о командировке, если взял очередной отпуск после нее

Работник обязан отчитаться за командировку в этом случае как обычно: представить авансовый отчет о суммах, израсходованных в связи с командировкой, и рассчитаться по денежному авансу, который был ему выдан на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках).

Единственный нюанс — он должен это сделать уже после ежегодного оплачиваемого отпуска в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).