Как предоставить стандартные вычеты на детей работникам

Ваши работники, на обеспечении которых есть дети, вправе обратиться к вам как к налоговому агенту за предоставлением соответствующего стандартного вычета. Это позволит ежемесячно уменьшать сумму НДФЛ, которая удерживается из их зарплаты. Наибольшее внимание в этой процедуре уделите тому, чтобы получить от сотрудника корректные документы для вычета и правильно определить его размер. Размер и документы зависят от количества, состояния здоровья детей, статуса сотрудника (родитель, опекун и т.п.) и ряда других обстоятельств. Не забудьте прекратить предоставление вычета, как только доход работника по ставке 13% достиг предельного размера 350 000 руб. в налоговом периоде.

 

Кому предоставляются стандартные вычеты на детей

Вычет предоставляется всем работникам, на обеспечении которых есть дети, причем не обязательно родные. Получателями вычета могут быть (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ):

  • родитель ребенка (как родной, так и приемный);
  • супруг или супруга такого родителя;
  • усыновитель;
  • опекун;
  • попечитель.

 

Виды и размеры стандартных вычетов по НДФЛ на детей

Размер вычета на детей работникам зависит от того, какой по счету ребенок, а также от состояния здоровья детей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Статус отношений с ребенком (родной или приемный родитель, супруг родителя, усыновитель, опекун или попечитель) влияет на размер вычета только для детей-инвалидов.

Вы можете предоставить работнику вычеты в следующем размере:

  • вычет на первого и второго ребенка предоставляется в минимальном размере — 1 400 руб.;
  • вычет на третьего и последующих детей — в повышенном размере — 3 000 руб.

Убедитесь в том, что ребенок является для работника третьим (или последующим). При подсчете нужно исходить из того, что первый — это всегда старший ребенок. Это правило действует даже в том случае, когда вычет на него не положен, например, ему уже больше 18 лет. Определяя количество детей у работника, следует помнить, что смерть ребенка не уменьшает общего количества детей для целей представления вычета (Письма Минфина России от 11.07.2018 N 03-04-05/48282, от 21.01.2016 N 03-04-05/1999, от 10.02.2012 N 03-04-05/8-165).

На практике наибольшие трудности при определении количества детей вызывает ситуация, когда дети родились от разных браков. Принципиально важным моментом здесь является факт регистрации брака. Если он зарегистрирован, то все дети обоих супругов становятся общими. Если нет — каждый считает детей по отдельности (Письма Минфина России от 15.04.2014 N 03-04-05/17101, от 28.05.2015 N 03-04-05/30910);

Пример определения суммы вычетов на детей от разных браков

Сидорова Г. имеет общую с Петровым М. дочь Анну 5 лет. От предыдущего брака Петров М. имеет сыновей Игоря 15 лет и Артема 12 лет, на которых выплачивает алименты.

Вариант 1. Брак между Сидоровой Г. и Петровым М. зарегистрирован.

Учитывая, что муж платит алименты за счет общего с женой имущества, дочь Анна считается третьим ребенком и для Сидоровой Г., и для Петрова М.

Сумма ежемесячного вычета на детей, причитающегося каждому из них, составит 5 800 руб. (1 400 руб. + 1 400 руб. + 3 000 руб.).

Вариант 2. Брак между Сидоровой Г. и Петровым М. не зарегистрирован.

Учитывая, что Петров М. платит алименты на двух детей от предыдущего брака, дочь Анна для него считается третьим ребенком. Для Сидоровой Г. дочь Анна является в данном случае первым ребенком. Таким образом, сумма ежемесячного вычета на детей составит:

  • для Петрова М. — 5 800 руб. (1 400 руб. + 1 400 руб. + 3 000 руб.);
  • для Сидоровой Г. — 1 400 руб.
  • если у работника ребенок-инвалид, ему положен повышенный вычет:

для родителя, его (ее) супруги и усыновителя — 12 000 руб.;

для опекуна, попечителя, приемного родителя и его (ее) супруги — 6 000 руб.

Этот вычет суммируется с вычетом «по количеству детей» (п. 14 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015, Письмо Минфина России от 20.03.2017 N 03-04-06/15803);

  • двойной вычет НДФЛ на ребенка предоставляется, если работник:

единственный родитель (усыновитель, опекун, попечитель);

— получает вычет за второго родителя в связи с отказом последнего.

 

До какого возраста предоставляется вычет на ребенка

Вычет в соответствующем размере положен (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ):

  • на ребенка в возрасте до 18 лет;
  • на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Повышенный вычет «по инвалидности» предоставляется на учащегося очной формы обучения, студента, аспиранта, ординатора или интерна в возрасте до 24 лет, только если он является инвалидом I или II группы.

 

 Какие документы нужны от работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

Основные документы, которые вам нужно получить у работника для предоставления вычета на детей, — это письменное заявление и свидетельства о рождении всех детей, включая тех, вычет на которых не положен, например, из-за достижения 18 лет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Свидетельства на взрослых детей понадобятся для правильного определения количества детей, потому что это повлияет на размер вычета.

Заявление составляется в произвольной форме на имя налогового агента.

Обратите внимание, что заявление работник может написать один раз. Переписывать его каждый год не нужно, кроме случаев, когда основания для получения вычета изменились или прекратились до окончания налогового периода (например, одинокая мама вышла замуж). Только проверьте, чтобы в заявлении не был указан год, за который предоставляется вычет. Иначе его придется писать снова (Письма Минфина России от 08.05.2018 N 03-04-05/30997, УФНС России по г. Москве от 26.12.2017 N 20-15/227433@).

Также в зависимости от ситуации вам потребуются дополнительные документы, чтобы подтвердить статус работника и иные значимые для предоставления вычета обстоятельства:

  • если работник — неродной родитель (Письма Минфина России от 16.06.2016 N 03-04-05/35117, от 01.02.2016 N 03-04-05/4309, от 06.04.2012 N 03-04-05/8-465):

— для усыновителя — решение суда об усыновлении (удочерении) или свидетельство об усыновлении;

— для опекуна (попечителя) — акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна (попечителя);

— для приемного родителя — договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя;

— для супруги (супруга) родителя — свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;

  • если работник — единственный родитель — документы, подтверждающие статус единственного родителя;
  • если неочевидно, что ребенок находится на иждивении работника (разведенный родитель, неродной ребенок), — документы об уплате алиментов (нотариальное соглашение, исполнительный лист, решение суда и др.), заявление родителя о том, что ребенок находится на совместном иждивении супругов (Письма Минфина России от 10.08.2016 N 03-04-05/46762, 05.09.2012 N 03-04-05/8-1064);
  • если ребенок-инвалид — справку об инвалидности (Письмо Минфина России от 01.02.2016 N 03-04-05/4309);
  • если ребенку-студенту от 18 до 24 лет — документы об обучении;
  • если сотрудник устроился на работу не с начала года — справку 2-НДФЛ за текущий год с прежнего места работы (п. 3 ст. 218 НК РФ);
  • если работник претендует на двойной вычет в связи с отказом второго родителя — заявление второго родителя об отказе от получения вычета и справку 2-НДФЛ с его места работы, которую следует представлять ежемесячно (Письмо Минфина России от 22.06.2016 N 03-04-05/36143).

Если документ подтверждает право на вычет в одном налоговом периоде, то на последующие его действие не распространяется. В этом случае подтвердить им право на вычет в иных налоговых периодах нельзя (Письмо Минфина России от 08.05.2018 N 03-04-05/30997).

Заявления о предоставлении вычета на детей, а также справка 2-НДФЛ и справки из организаций, осуществляющих образовательную деятельность, должны быть оригинальными. С остальных документов можно сделать копии и заверить их подписью должностного лица и печатью (при ее наличии) организации.

 

С какого месяца предоставляется вычет на детей и в каком месяце (году) прекращается

В общем случае вычет на ребенка положен с месяца его рождения (усыновления, установления опеки (попечительства)) и до конца года, в котором ему исполнилось 18 лет (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Вычет на учащегося организации, осуществляющей образовательную деятельность, в возрасте до 24 лет положен «за период обучения» (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Получается, что прекратить предоставлять такой вычет вы должны с месяца, следующего за месяцем окончания учебы (Письмо Минфина России от 06.11.2012 N 03-04-05/8-1251).

 

Пример. Месяц прекращения предоставления вычета на ребенка

Сын Головиной Е. заканчивает обучение в университете в июне текущего года, а в ноябре этого же года ему исполняется 24 года. Прекратить предоставление Головиной Е. вычета на сына-студента следует с июля текущего года.

Двойной вычет единственному родителю предоставляется с месяца, следующего за месяцем утраты второго родителя, и прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления единственного родителя в брак (Письма Минфина России от 15.02.2016 N 03-04-05/8123, от 16.06.2016 N 03-04-05/35111).

Если работник проработал не весь год (принят на работу или уволен в текущем году), вычет ему положен только за месяцы работы в вашей организации. Такой же принцип действует при предоставлении вычетов контрагенту — физическому лицу, с которым заключен гражданско-правовой договор: вычет предоставляется только за месяцы действия договора (Письма Минфина от 27.02.2013 N 03-04-05/8-154, от 07.04.2011 N 03-04-06/10-81).

 

Каков предельный размер дохода работника для предоставления вычета на детей по НДФЛ

Вычет на детей положен работнику за каждый месяц календарного года, пока его доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%, не достигнет 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором доход работника превысит пороговую сумму, предоставление вычета нужно прекратить (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

 

Положен ли вычет на ребенка, если у работника нет дохода

Вычет на детей предоставляется за каждый месяц календарного года, в котором у работника было право на него. Если за отдельные месяцы у работника не было доходов, облагаемых по ставке 13%, то вычеты предоставляются в последующих месяцах, в которых такой доход был получен, в том числе за те месяцы, в которых не было выплат дохода. Если же выплата доходов с какого-то месяца полностью прекращена и не возобновляется до окончания налогового периода, вычет за такие месяцы работнику не положен (Письмо Минфина России от 04.09.2017 N 03-04-06/56583).

Во время отпуска по уходу за ребенком вычет на детей не предоставляется с начала года до месяца, в котором сотрудница вышла из отпуска, поскольку в этот период доход не выплачивался (Письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28141).

Предоставляются ли при декретном отпуске стандартные вычеты по НДФЛ на детей

Предоставление вычета зависит от конкретной ситуации:

  • если работница ушла в декретный отпуск и с этого момента до конца года доходы, облагаемые по ставке 13%, ей не выплачивались, то вычеты за время отпуска работодатель ей не предоставляет (Письма Минфина России от 22.10.2014 N 03-04-06/53186 (п. 2), от 06.05.2013 N 03-04-06/15669). По окончании года работница может подать в налоговый орган по месту жительства декларацию 3-НДФЛ и документы, подтверждающие право на вычет. Инспекция пересчитает налог с учетом вычетов и вернет НДФЛ (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Например, работница ушла в декретный отпуск 1 ноября. Вычеты за ноябрь и декабрь ей не предоставляются;

  • если работница ушла в декретный отпуск, но после этого в том же году работодатель выплачивал ей доход, облагаемый по ставке 13%, то он предоставляет вычеты и за месяцы, когда работница находилась в декретном отпуске.

 

Как пересчитать НДФЛ по вычетам на детей, если работник подал документы с опозданием

На практике работники нередко заявляют о намерении получать вычет и приносят необходимые документы работодателю не в месяце рождения ребенка, а позже. В этом случае НДФЛ вам придется пересчитать (Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118).

Причем, если право на вычет у работника возникло в текущем году, налог пересчитывается с месяца рождения ребенка, а если в истекших годах, то только с января текущего года. В последнем случае, если у работника возникнут вопросы, поясните ему, что вернуть излишне уплаченный НДФЛ за прошлые годы он сможет через налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ, Письма Минфина России от 17.05.2018 N 03-04-05/33235, от 21.02.2017 N 03-04-05/9995).

Пример. Перерасчет НДФЛ в связи с предоставлением работником документов на вычет с опозданием

Ребенок Михайловой И. родился в феврале текущего года, а заявление на вычет и необходимые документы она подала только в мае. Заработная плата Михайловой И. составляет 60 000 руб. Сумма НДФЛ с доходов Михайловой И. подлежит перерасчету начиная с февраля, а с июня она уже утрачивает право на вычет в связи с превышением пороговой суммы 350 000 руб.

МесяцДоход с начала года нарастающим итогом, руб.Вычет с начала года нарастающим итогом, руб.Налоговая база, руб. (гр. 2 — гр. 3)Налог, исчисленный с начала года, руб. (гр. 4 x 13%)Налог, удержанный с начала года, руб.
123456
Январь60 00060 0007 8007 800
Февраль120 000120 00015 60015 600
Март180 000180 00023 40023 400
Апрель240 000240 00031 20031 200
Май300 0005 600

(1 400 x 4)

294 40038 27238 272
Июнь360 000354 40046 07246 072

 

Не нашли ответа на свой вопрос:

Как предоставить стандартные вычеты на детей работникам

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа. Или позвоните нам по телефонам: