Как принять к вычету НДС с командировочных расходов

НДС по расходам на проезд командированного сотрудника принимайте к вычету на основании авиа- и железнодорожных билетов. При этом сумма налога в билете должна быть выделена в отдельной строке. НДС по расходам на проживание работника принимается к вычету на основании выданного ему счета гостиницы. Такой счет должен быть оформлен на БСО, а налог выделен в нем в отдельной строке. Если же услуги гостиницы вы оплачиваете самостоятельно, то «входной» НДС по ним принимайте к вычету на основании счета-фактуры. А вот налог при оплате проживания в загранкомандировке принять к вычету нельзя.

 

Как принять к вычету НДС с проездных билетов при командировке

Как принять к вычету НДС по авиабилету

НДС по авиабилету (в том числе электронному) на проезд командированного работника можно принять к вычету, если соблюдены следующие условия (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 14.10.2015 N 03-07-14/58804, ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565 (п. 2)):

  • авиабилет оформлен на бланке строгой отчетности с выделенной в отдельной строке суммой НДС;
  • стоимость расходов на проезд командированного работника учитывается при расчете налога на прибыль.

Если авиабилеты оформлены на иностранном языке, то реквизиты этих документов, которые нужны для вычета НДС, должны быть переведены на русский язык. Сделать перевод может как профессиональный переводчик, так и ваш сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Нотариально заверять перевод не нужно (Письмо Минфина России от 09.12.2015 N 03-07-14/71801).

Полученный от командированного работника авиабилет зарегистрируйте в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок).

«Входной» НДС принимайте к вычету в том квартале, когда работник отчитается о понесенных в командировке расходах и представит вам авиабилеты. Такой вычет нельзя перенести на более поздние налоговые периоды в рамках трехлетнего срока, который установлен п. 1.1 ст. 172 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 17.10.2017 N 03-07-11/67480, ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@).

НДС с сервисного сбора за авиабилет, приобретенный командированным работником, к вычету принять нельзя, поскольку расходы на оформление авиабилетов не относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников вы приобретаете самостоятельно, то «входной» НДС по ним принимайте к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

 

Как принять к вычету НДС по железнодорожному билету

НДС по железнодорожному билету (в том числе электронному) на проезд работника в командировку и обратно можно принять к вычету, если (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина России от 26.02.2016 N 03-07-11/11033):

  • железнодорожный билет оформлен на бланке строгой отчетности, в котором сумма НДС выделена в отдельной строке;
  • расходы на проезд командированного работника учитываются при расчете налога на прибыль.

Для принятия к вычету НДС зарегистрируйте железнодорожный билет в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок).

«Входной» НДС принимайте к вычету в том квартале, когда командированный работник отчитается о понесенных в командировке расходах и представит вам железнодорожные билеты. Такой вычет нельзя перенести на более поздние налоговые периоды в рамках трехлетнего срока, который установлен п. 1.1 ст. 172 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 17.10.2017 N 03-07-11/67480, ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@).

Имейте в виду, что услуги перевозки пассажиров железнодорожным транспортом облагаются в РФ налогом по ставке 0%, т.е. «входного» НДС по ним не будет (пп. 4, 9.2, 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ).

Поэтому заявить к вычету можно только НДС со стоимости дополнительных сборов и сервисных услуг (платы за пользование постельными принадлежностями). Причем, если в эту стоимость включена плата за питание, принять налог к вычету не получится (п. 7 ст. 171 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-03-06/1/37945).

НДС по билетам на аэроэкспресс не получится принять к вычету. Это связано с тем, что услуги по перевозке пассажиров железнодорожным транспортом в пригородном сообщении облагаются НДС по нулевой ставке (пп. 9.2 п. 1 ст. 164 НК РФ). Следовательно, «входного» НДС по ним не будет.

 

Как принять к вычету НДС по электронным билетам

«Входной» НДС по электронным билетам на проезд командированных сотрудников принимайте к вычету в том же порядке, что и по бумажным.

Налог можно принять к вычету на основании (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина России от 07.09.2018 N 03-07-11/63996):

  • маршрут/квитанции электронного пассажирского авиабилета (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134);
  • контрольного купона электронного железнодорожного билета (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

НДС в этих документах должен быть выделен отдельной строкой.

Для принятия НДС к вычету маршрут/квитанцию или контрольный купон нужно распечатать и зарегистрировать в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок).

 

Как принять к вычету НДС с расходов на проживание в гостинице в командировке

«Входной» НДС по расходам на проживание командированного работника в гостинице можно принять к вычету, если соблюдены следующие условия (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок):

  • у вас в наличии есть документы, которые являются основанием для вычета;
  • стоимость проживания командированного работника учитывается в расходах при расчете налога на прибыль.

«Входной» НДС принимайте к вычету в том квартале, когда у вас будут документы, которые являются основанием для вычета. Такой вычет нельзя перенести на более поздние налоговые периоды в рамках трехлетнего срока, который установлен п. 1.1 ст. 172 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ, Письма Минфина России от 17.10.2017 N 03-07-11/67480, ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@).

 

 Какие документы являются основанием для вычета НДС с расходов на проживание командированного работника в гостинице

Если услуги проживания оплатил сам командированный работник, то НДС по ним примите к вычету на основании счета гостиницы на его имя, который он приложит к авансовому отчету по командировке. Такой счет должен быть оформлен на бланке строгой отчетности (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 14.10.2015 N 03-07-14/58804, от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).

НДС в счете за гостиницу должен быть выделен в отдельной строке для принятия налога к вычету (п. 18 Правил ведения книги покупок).

Если услуги гостиницы вы оплачиваете самостоятельно, то «входной» НДС по ним принимайте к вычету на основании счета-фактуры гостиницы (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок).

Полученный от гостиницы счет-фактуру (счет на бланке строгой отчетности) нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок).

 

Как принять к вычету НДС с расходов на загранкомандировки

НДС с оплаты проезда работника в загранкомандировку принимается к вычету в общем порядке, предусмотренном для командировочных расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок).

Вместе с тем услуги по международной перевозке в России облагаются налогом по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ). Следовательно, «входного» НДС по таким услугам у вас не будет.

Если же услуги по перевозке оказаны за пределами территории РФ, принять «входной» НДС по ним к вычету нельзя (п. 1 ст. 172 НК РФ).

НДС с оплаты услуг по проживанию работников за пределами РФ принять к вычету тоже нельзя (п. 1 ст. 172 НК РФ).