Как провести служебное расследование в случае причинения работником ущерба

Для того чтобы начать служебное расследование, зафиксируйте факт причиненного работником ущерба (например, актом или докладной запиской). После этого рекомендуем издать приказ о проведении такого расследования. В приказе укажите состав комиссии, ее задачи, документы, которые нужно собрать, сроки проведения расследования, а также поручение оформить результаты расследования, например, актом. Оцените все собранные документы. Это поможет вам установить виновных в причинении ущерба работников, причины его возникновения. Чтобы определить размер ущерба, воспользуйтесь документами бухучета, где указана стоимость имущества. Если таких документов нет, оценивайте ее, исходя из рыночных цен. При этом вы можете воспользоваться услугами независимого оценщика. Итоги оценки рекомендуем отразить в акте служебного расследования, который вы можете использовать как дополнительное доказательство в суде, если работник решит оспорить взыскание с него материального ущерба или его размер.

 

Как зафиксировать факт причинения работником ущерба

В законе нет требования о составлении специального документа, фиксирующего факт причинения работником ущерба. Тем не менее рекомендуем составить акт, докладную или служебную записку.

Таким образом вы зафиксируете день, когда узнали о причинении работником ущерба, возможный круг виновных лиц и свидетелей, предварительные причины и обстоятельства его возникновения, его приблизительный размер и последствия.

Кроме того, такой документ послужит основанием для последующего проведения служебного расследования. Своевременное и подробное составление такого документа позволит вам выявить дату и время причинения (обнаружения) ущерба.

 

Как составить приказ о проведении служебного расследования по факту причинения работником ущерба

Составьте приказ в произвольной форме, так как нормативно установленной нет.

В нем рекомендуем указать:

  • причину проведения служебного расследования. Она может быть указана так: «Провести служебное расследование по факту недостачи товаров на складе, выявленной по результатам инвентаризации…»;
  • состав комиссии. Желательно создать именно комиссию (вы вправе это сделать согласно ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Это позволит вам объективно оценить размер и причины ущерба. Включите в комиссию минимум трех ваших работников, одного из которых назначьте председателем. Например, это могут быть непосредственный руководитель работника, бухгалтер и юрист;
  • задачи комиссии. Основные из них: собрать необходимые для расследования документы, установить размер причиненного ущерба, причины его возникновения, наличие вины работника, есть ли прямой действительный ущерб, соблюдены ли правила заключения договора о полной материальной ответственности (если он заключен с работником), нет ли обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. На оценку таких обстоятельств будет обращать внимание суд в случае спора (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, абз. 1 п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52);
  • срок проведения служебного расследования. Срок расследования нормативно не установлен. Рекомендуем начать его сразу после того, как обнаружили ущерб (например, на следующий день). Укажите срок с учетом того, чтобы вам хватило времени на сбор необходимых документов, проведение инвентаризации (при необходимости), изучение полученных материалов, составление акта. Например, срок расследования может составлять пять — семь рабочих дней;
  • поручение оформить документ по итогам расследования. Как правило, составляют акт. Такой документ желательно составить по итогам расследования, так как он будет одним из ключевых доказательств в суде в случае спора. О его оформлении мы подробно говорим ниже.

Ознакомьте с приказом тех, кто будет проводить расследование.

 

Какие документы нужно собрать для расследования факта причинения ущерба

Для проведения наиболее полного и объективного служебного расследования предлагаем собрать:

  • письменное объяснение работника. Вы обязаны запросить его у работника (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Рекомендуем сделать это письменно, например, в уведомлении, указав срок для предоставления объяснения. Если работников, причастных к нанесению ущерба, несколько, письменное объяснение запросите у каждого из них.

Срок предоставления объяснения определите самостоятельно, поскольку законом он не установлен. Например, он может составлять два рабочих дня. Если работник отказывается или уклоняется от предоставления объяснения в установленный вами срок, составьте об этом акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);

  • трудовой договор, должностную инструкцию (если она есть);
  • договор о полной материальной ответственности. Если с работником заключен такой договор, убедитесь, что он составлен по специальной форме, а должность работника или вид выполняемой им работы входит в перечни, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85;
  • материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости), если она проводилась. Обратите внимание, что результаты инвентаризации, проведенной с нарушением установленного порядка и ненадлежащим оформлением инвентаризационных документов, в судах, как правило, не могут служить достоверными доказательствами причинения ущерба;
  • иные документы, если они были составлены в связи с тем, что работник причинил ущерб (например, экспертные заключения, пояснения специалистов, отчеты оценочных организаций).

 

Как определить размер ущерба, причины и обстоятельства его возникновения

Для того чтобы определить размер ущерба, а также причины и обстоятельства его возникновения, вам нужно оценить все собранные в ходе проверки материалы (документы, фото, схемы, аудио- и видеозаписи и пр.).

 

Как установить размер причиненного ущерба

Если работник испортил или утратил ваше имущество, установите фактические потери с учетом рыночной цены аналогичного имущества в вашей местности на день причинения ущерба, а если такой день неизвестен — на день, когда обнаружили ущерб (ч. 1 ст. 246 ТК РФ, абз. 1, 2 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52).

Вы можете ориентироваться, например, на следующие документы: акты об оказании услуг, банковские выписки, платежные поручения.

Для того чтобы определить рыночную цену имущества, рекомендуем воспользоваться услугами независимого оценщика. В случае судебного спора отчет оценщика о стоимости имущества будет подтверждать, что вы обоснованно определили размер ущерба. Стоимость услуг по оценке имущества вы можете также взыскать с работника в судебном порядке (ст. 94 ГПК РФ).

Обратите внимание, что сумма материального ущерба не может быть ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом степени износа этого имущества (ч. 1 ст. 246 ТК РФ, абз. 2 п. 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52).

В редких случаях федеральным законом может быть установлен специальный порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба (ч. 2 ст. 246 ТК РФ). Так, работник, причинивший прямой действительный ущерб в результате хищения либо недостачи наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров, должен возместить этот ущерб в 100-кратном размере (п. 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ).

 

 Как определить причины и обстоятельства возникновения ущерба

Вам нужно, исходя из собранных в ходе расследования документов, определить (ч. 1 ст. 233 ТК РФ, абз. 1 п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52):

  • почему произошел ущерб и имелось ли со стороны работника противоправное поведение, которое повлекло причинение ущерба. Такое поведение может быть как действием, так и бездействием (например, работник мог предотвратить поломку оборудования, но ничего не сделал для этого);
  • наличие вины в действиях (бездействии) работника. На практике работник считается виновным, если он причинил ущерб умышленно или по неосторожности (например, погрузил стеклянную продукцию в автомобиль без надлежащей упаковки, легкомысленно рассчитывая на то, что достаточно предупредить водителя ехать осторожнее);
  • наличие причинно-следственной связи между поведением работника и наступившим ущербом. Она должна быть очевидной (например, работник уронил ноутбук, который после этого перестал работать), иначе нельзя будет привлечь работника к материальной ответственности;
  • отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Например, нельзя привлечь работника к материальной ответственности, если ущерб вверенного ему имущества возник из-за того, что вы не исполнили свою обязанность по обеспечению надлежащих условий для его хранения (ст. 239 ТК РФ);
  • соблюдались ли правила заключения договора о полной материальной ответственности.

 

Как составить акт служебного расследования по факту причинения работником ущерба

Составьте такой акт в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Он будет одним из ключевых доказательств в суде в случае спора с работником, поэтому рекомендуем в акте объективно и подробно описать следующее:

  • дату, время и место составления акта, состав комиссии по проведению служебного расследования с указанием Ф.И.О. и должностей председателя комиссии, ее членов;
  • причину проведения служебного расследования, например, в связи с недостачей в кассе денежных средств;
  • размер ущерба;
  • реквизиты документов, исследованных комиссией в ходе служебного расследования;
  • обстоятельства, установленные комиссией в ходе расследования, в частности: причину возникновения ущерба, наличие или отсутствие вины работника, обстоятельств, исключающих его материальную ответственность, а также соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (если он заключался);
  • предложения о привлечении или непривлечении работника к материальной ответственности.

В акте вы можете указать и иные необходимые сведения.

Вместе с актом рекомендуем хранить документы, собранные в ходе расследования. Они могут пригодиться вам в случае судебного спора с работником.

Акт подписывают все члены комиссии.