Как работодателю заполнить больничный лист

В больничном листе, выданном медицинской организацией, в разделе «Заполняется работодателем» укажите сведения о работодателе и работнике, период нетрудоспособности, суммы среднего заработка и пособия по временной нетрудоспособности, а также другие данные. При заполнении листка нетрудоспособности соблюдайте установленные правила.

1. Общие правила оформления больничного листа

Заполняйте больничные листы гелевой, капиллярной или перьевой ручкой (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Записи выполняйте на русском языке чернилами черного цвета печатными заглавными буквами.

Нельзя заполнять больничный лист шариковой ручкой, а также любой ручкой с чернилами синего цвета.

Можно заполнить больничный лист с помощью печатающего устройства или комбинированным способом.

Заполняйте строки больничного листа, начиная с первой ячейки, таким образом, чтобы записи не заходили за пределы границ ячеек (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Прочерки в больничном листе не ставьте. Незаполненные ячейки оставьте пустыми. Например, незаполненными могут оставаться строки «Условия исчисления» и «Дата начала работы».

Строку «Условия исчисления» больничного листа заполняйте, если оплачиваете больничный чернобыльцам, инвалидам, бывшим работникам, нетрудоспособность которых наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок менее 6 месяцев, а также в некоторых других случаях. При наличии оснований проставьте двухзначный код (при необходимости — несколько кодов) (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Например, если работник, предъявивший больничный, имеет инвалидность, то в строке «Условия исчисления» надо проставить код «45». А если продолжительность заболевания этого работника превышает 4 месяца подряд, то рядом дополнительно проставьте второй код — «49» (при условии, что в строке «Причина нетрудоспособности» отсутствует код «11»).

Строку «Дата начала работы» больничного листа заполняйте, если трудовой договор с работником был аннулирован и при этом работник заболел или получил травму в период со дня заключения договора до дня его аннулирования (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

В строке «(место работы — наименование организации)» указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Кавычки, точки, запятые, тире в этой строке больничного листа указывать можно. Это не является основанием для отказа в назначении и выплате пособия. Но если организация (обособленное подразделение) не имеет сокращенного наименования или оно содержит более 29 символов, наименование нужно сократить, при этом кавычки, знак номера, тире, точки, запятые и иные знаки препинания не ставить (п. 1 Письма ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, п. 6 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Подписывать больничный лист имеют право руководитель организации (обособленного подразделения) и главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы). Если больничный подписывают лица, которым данное полномочие предоставлено по доверенности, то в строке «Фамилия и инициалы руководителя» и в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» нужно указать фамилии и инициалы лиц, действующих по доверенности. Указывать реквизиты доверенностей в больничном листе не нужно (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, п. 12 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Печать работодателя в больничном листе нужно ставить только при ее наличии. Организации вправе, но не обязаны иметь печать (п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 5 ст. 2 Закона об ООО). Если у организации есть печать (сведения о ней содержатся в уставе общества), то ее нужно ставить таким образом, чтобы она не попадала на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

2. Порядок заполнения сведений о суммах среднего заработка и пособия по временной нетрудоспособности

Для заполнения сведений о суммах среднего заработка и пособия по временной нетрудоспособности вам понадобятся: данные о страховом стаже работника, периоде нетрудоспособности, а также результаты расчета пособия.

При заполнении строки «Страховой стаж» больничного листа в ячейках » лет», » мес.» укажите, начиная с первой ячейки, количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемых в страховом стаже, на момент наступления нетрудоспособности (п. 13 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Например, если у работника стаж 6 лет, укажите в ячейках:

┌─┬─┐     ┌─┬─┐

│6│ │ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘     └─┴─┘

Если страховой стаж на дату начала нетрудоспособности — 11 лет 9 месяцев, то укажите:

┌─┬─┐     ┌─┬─┐

│1│1│ лет │9│ │ мес.

└─┴─┘     └─┴─┘

А если страховой стаж у работника отсутствует, поставьте в ячейках:

┌─┬─┐     ┌─┬─┐

│0│0│ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘     └─┴─┘

Обратите внимание, что в страховой стаж работника для больничного также входят «нестраховые периоды» (ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ).

В строке «в т.ч. нестраховые периоды» больничного листа в ячейках » лет», » мес.» указывают количество полных лет, месяцев прохождения работником военной и иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1 (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Указывайте только продолжительность службы в период с 1 января 2007 г. Военная или иная служба до 1 января 2007 г. при заполнении строки «в т.ч. нестраховые периоды» не учитывается (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

При заполнении строки «Средний заработок для исчисления пособия» больничного листа укажите большую из величин (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности):

  • база для расчета пособия (сумма выплат работнику за расчетный период, на которые начислены взносы на ВНиМ) (ч. 1, 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ);
  • 24-кратный размер МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 11(1) Положения об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

При заполнении строки «Средний дневной заработок» больничного листа укажите сумму рассчитанного среднего дневного заработка (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Соотношение между суммами, указанными в больничном листе, такое (ч. 1, 1.1, 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ):

Как работодателю заполнить больничный лист

В строке «Причитается пособие за период» укажите период, за который работнику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

В строках «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «за счет средств работодателя» укажите суммы пособия, подлежащие оплате за дни нетрудоспособности за счет ФСС РФ и работодателя соответственно (в полном объеме без вычета НДФЛ) (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, п. 11 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

В строке «ИТОГО начислено» больничного листа укажите общую сумму начисленного пособия без вычета НДФЛ (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, пп. «б» п. 27 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2012 N 31н).

Обратите внимание, что при указании сумм среднего, среднедневного заработка и пособия строки нужно заполнять с первой ячейки, не заполняя оставшиеся ячейки (п. 13 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). Например, если средний заработок для исчисления пособия составил 20 000 руб., в больничном листе нужно указать:

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐   ┌─┬─┐

│2│0│0│0│0│ │ │ р │0│0│ к.

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘   └─┴─┘

3. Как работодателю исправить ошибочную запись в больничном листе

Ошибочную запись в бумажном больничном листе аккуратно зачеркните, а правильную укажите на оборотной стороне бланка с надписью «исправленному верить», подписью и печатью (при ее наличии). Использовать корректирующие средства для внесения исправлений нельзя (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например: «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» (Письмо ФСС РФ от 18.10.2012 N 15-03-14/05-12954).

Обратите внимание, наличие технических недочетов в больничном листе, заполненном от руки, не является основанием для его переоформления, если все записи в нем читаются (Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575).