Как сдать наличные деньги в банк через инкассацию

Процедура сдачи наличных в банк через инкассацию достаточно проста: следует без ошибок заполнить необходимые документы и передать их инкассаторам вместе с правильно упакованной сумкой с деньгами. После этого нужно отразить сдачу наличных в банк и расходы на инкассацию в бухгалтерском и налоговом учете.

 

Как заполнить документы и передать наличные деньги инкассаторам

Порядок действий при сдаче наличных денег инкассаторам следующий:

1) оформите расходный кассовый ордер (РКО) на передаваемую инкассаторам сумму наличных денежных средств. В строке «Выдать» документа укажите фамилию, имя, отчество кассира или иного работника организации, который отвечает за формирование и передачу инкассатору сумки с деньгами (Письмо Банка России от 16.10.2015 N 29-1-1-ОЭ/4065).

В строке «Основание» РКО напишите, например: «Для передачи в банк через инкассаторскую службу и зачисления на расчетный счет»;

2) сделайте запись в кассовой книге на дату составления РКО, на основании которого из кассы выданы деньги для передачи инкассатору, указав:

  • номер РКО;
  • фамилию, имя, отчество кассира, указанные в строке «Выдать» РКО;
  • сумму выданных денежных средств;

3) заполните препроводительную ведомость к сумке;

 

Как оформить препроводительную ведомость к сумке

Препроводительная ведомость к сумке представляет собой комплект документов, который состоит из ведомости к сумке, накладной к сумке и квитанции к сумке.

Описание реквизитов (полей) препроводительной ведомости к сумке и порядок ее заполнения и оформления приведены в Приложении 9 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У.

Организация, сдающая наличные деньги, заполняет не все поля документов комплекта. При оформлении препроводительной ведомости, в частности, не нужно заполнять:

  • поля для номеров ведомости, накладной и квитанции, так как они присваиваются и вписываются банком (Приложение 9 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У);
  • поле «Опломбированную сумку N … без пересчета принял» в квитанции к сумке (Приложение 9 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У);
  • поле «Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег», так как акт может быть составлен только сотрудниками банка при выявлении ими в сумке излишка или недостачи денег (Приложение 9 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У, п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. Банком России 29.01.2018 N 630-П)).

Заполняя поля «Символ» и «Источник поступления», используйте номенклатуру символов, утвержденную Указанием Банка России от 24.11.2016 N 4212-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации».

4) передайте деньги инкассатору. Для этого сделайте следующее (п. п. 4.2, 9.5, 9.6 Положения N 630-П):

  • сложите деньги в инкассаторскую сумку;
  • в сумку с деньгами вложите ведомость к сумке;
  • упакуйте сумку таким образом, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целостности упаковки;
  • передайте инкассатору:

— сумку с наличными деньгами;

— заполненную накладную к сумке;

— заполненную квитанцию к сумке;

  • предъявите образец упаковки инкассатору для проверки соответствия упаковки переданной сумки образцу;
  • получите от инкассатора квитанцию к сумке с подписью инкассатора и печатью (штампом) инкассаторской службы и приложите ее к РКО.

Обратите внимание: если на основании заявки организации инкассаторский работник использует считывающее устройство, то ведомость к сумке и накладная к сумке не оформляются. В квитанции к сумке не указывается сумма вложенных наличных денег (п. п. 4.2, 9.7 Положения N 630-П).

 

Как в бухучете отразить сдачу наличных в банк через инкассацию

Сдавая наличные деньги в банк через инкассаторов, сделайте следующие проводки:

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Сданы наличные деньги инкассаторам5750Расходный кассовый ордер, Квитанция к сумке
Денежные средства зачислены на расчетный счет организации5157Выписка банка по расчетному счету

 

Как учесть расходы на инкассацию в бухучете и в целях налогообложения


В бухучете расходы на инкассацию
обычно относят к прочим расходам на основании п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».

Однако организации могут принять решение включить стоимость услуг инкассации в состав расходов по обычным видам деятельности и учитывать ее на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (п. п. 4, 5 ПБУ 10/99, п. п. 4, 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Учтено вознаграждение за услуги инкассации44 (26, 91-2)60 (76)Акт приемки-сдачи оказанных услуг
Отражен НДС с суммы вознаграждения за услуги инкассации1960 (76)Счет-фактура
Принят к вычету НДС с суммы вознаграждения за услуги инкассации (при наличии права на вычет)6819Счет-фактура

В налоговом учете стоимость услуг инкассации можно учесть как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, или как внереализационные расходы (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

К какой именно группе (к прочим или внереализационным расходам) организация отнесет расходы на оплату услуг по инкассации, она вправе определить самостоятельно (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Расходы на инкассацию признаются на дату подписания сторонами акта приемки-сдачи оказанных услуг (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 

Как оформить и отразить в бухучете излишек или недостачу наличных денег, обнаруженные при инкассации

При приеме наличных денег от инкассаторов в банке могут быть обнаружены излишек или недостача наличных денег, в том числе из-за наличия фальшивых купюр.

Недостачи, выявленные при инкассации, банк оформляет актом пересчета наличных денег, а организация списывает на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Основанием для записи является акт пересчета наличных денег. Банк составит его в произвольной форме и передаст вам второй экземпляр (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. Банком России 29.01.2018 N 630-П)).

Списание фальшивых купюр производят, когда получена копия акта экспертизы денежных знаков, которую вручит вам банк (п. 15.9 Положения N 630-П). При этом соответствующая сумма списывается также на счет 94.

Потери в виде недостачи наличных денег, в том числе из-за наличия фальшивых купюр, учитывайте на счете 94 до принятия решения об источнике покрытия потерь.

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Списана недостающая сумма (в том числе фальшивые денежные знаки)9457Акт пересчета наличных денег,

Копия акта экспертизы денежных знаков

В дальнейшем в зависимости от того, за счет какого источника покрываются потери, могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи (пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов):

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Недостача денежных средств, выявленная при инкассации, списана за счет виновного лица73-294Приказ руководителя,

Согласие виновного лица на возмещение ущерба

Недостача денежных средств, выявленная при инкассации, списана в состав прочих расходов91-294Приказ руководителя

Излишки, выявленные при инкассации, нужно включить в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Излишние денежные средства следует принять к учету по акту пересчета наличных денег, второй экземпляр которого вам предоставит банк (п. 4.6 Положения N 630-П). В учете нужно сделать проводку:

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Отражена сумма излишка, выявленная банком (источник возникновения не установлен)5791-1Акт пересчета наличных денег