Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль

К командировочным расходам относятся расходы на проезд работника, расходы по найму жилья, суточные и иные расходы, связанные с командировками. Расходы на командировку учитываются в составе прочих расходов по налогу на прибыль. Однако если командировка была связана с приобретением основного средства или МПЗ, то расходы лучше включить в первоначальную стоимость основного средства (отнести на стоимость МПЗ). Сложностей с учетом командировочных расходов обычно не возникает. Главное, чтобы эти расходы были подтверждены документами. Командировочные расходы не нормируются, то есть учитываются в полном размере. Как правило, эти расходы признаются в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет.

1. К каким расходам в налоговом учете относятся командировочные расходы

Если командировка связана с производством, реализацией, то командировочные расходы относятся в налоговом учете к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но если командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные расходы безопаснее отнести на его первоначальную стоимость, так как по общему правилу все расходы, связанные с приобретением основных средств (кроме НДС и акцизов), учитываются в их первоначальной стоимости (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Точно так же рекомендуем относить командировочные расходы на стоимость материально-производственных запасов, если командировка была связана с их приобретением (п. 2 ст. 254 НК РФ).

В то же время из Письма УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826 следует, что командировочные расходы не увеличивают стоимость основного средства, а относятся к прочим расходам.

Если вы хотите отнести командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств или МПЗ, на прочие расходы, то лучше сначала уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

2. Состав командировочных расходов

К командировочным расходам относятся (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные услуги, оказанные в гостинице (есть исключения);
  • суточные;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов;
  • другие расходы, перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В числе дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, нельзя учесть (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
  • дополнительное обслуживание в номере;
  • пользование рекреационно-оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.

Перечень командировочных расходов открыт. Это значит, что если расходы прямо в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не указаны, но связаны с командировкой, то их, как правило, можно учесть в составе командировочных расходов. Например, расходы на такси в командировке (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

3. Документальное подтверждение расходов на командировки

Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):

  • приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
  • утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).

Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Также нужно подтвердить расчет размера суточных, например, справкой бухгалтера. Размер и порядок выплаты суточных должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).

Факт траты суточных не нужно подтверждать документами (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

3.1. Срок пребывания работника в командировке

Вам необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в служебной командировке (Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).

Такой срок определяется (п. 7 Положения о служебных командировках):

  • по проездным документам. Если работник едет в командировку на своем или служебном автомобиле, срок командировки определяется по служебной записке работника с приложенными путевыми листами, счетами, квитанциями или иными документами, которые подтверждают маршрут следования;
  • если проездных документов нет — по документам о найме жилого помещения в месте командировки;
  • если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья — по документам, в которых есть отметки принимающей стороны, куда был направлен работник, о дате прибытия и выезда работника.

3.2. Документальное подтверждение расходов по найму жилого помещения

Расходы на проживание подтверждаются:

  • в гостинице — кассовым чеком или бланком строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085);
  • в арендованной квартире — документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней работника (Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803), например командировочным удостоверением, договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей.

3.3. Документальное подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд подтверждаются:

  • на поезде — железнодорожным билетом, контрольным купоном электронного билета, посадочным талоном (Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
  • на самолете — любыми документами, подтверждающими произведенные расходы (Письмо Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-07/43484). Такими документами могут быть, например, маршрут/квитанция и посадочный талон (Письмо Минфина России от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893);
  • на такси — заказ-нарядом и квитанцией, кассовым чеком (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901). Расходы можно подтвердить также электронным документом, подписанным простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357);
  • на служебном или личном автомобиле — любыми правильно оформленными первичными учетными документами, которые подтверждают, что работник находился в пути (Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368), например путевыми листами, чеками, квитанциями на покупку ГСМ

4. В каком размере признаются командировочные расходы

Налоговым кодексом РФ никаких ограничений по размеру командировочных расходов не предусмотрено. Поэтому такие расходы учитываются в том размере, который установлен вашим коллективным договором или локальным нормативным актом, при условии что расходы были связаны с деятельностью организации и подтверждены документами (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Есть ли нормы для суточных при расчете налога на прибыль?

Для исчисления налога на прибыль в Налоговом кодексе РФ нет ограничений по размеру суточных. Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен вашим коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

5. Дата признания командировочных расходов

При использовании метода начисления датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для кассового метода никаких особенностей для командировочных расходов не установлено. По общему правилу при кассовом методе затраты нужно признавать в налоговом учете после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Полагаем, что при применении кассового метода, как и при методе начисления, командировочные расходы также следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет, при условии что у работника не было перерасхода.

Если у работника расходы превысили выданный аванс, то сумму превышения следует включать в расходы только после погашения задолженности перед работником, то есть по общим правилам, предусмотренным п. 3 ст. 273 НК РФ.