Как выплатить работнице пособие по беременности и родам

Пособие выплачивают работнице за календарные дни, приходящиеся на период отпуска по беременности и родам, в размере 100% среднего заработка.

1. В каком порядке выплачивают пособие по беременности и родам

Для выплаты пособия по беременности и родам работница должна представить следующие документы (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, п. 5 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей):

  • заявление о выплате пособия (обычно объединяют с заявлением на предоставление отпуска по беременности и родам);
  • больничный лист, выданный медучреждением;
  • справку (справки) о сумме заработка, полученного в расчетном периоде у другого работодателя (других работодателей), если таковые имелись.

Пособие выплачивайте, если работница обратилась за ним не позднее 6 месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам (ч. 2 ст. 12 Закона N 255-ФЗ).

Начислите пособие по беременности и родам в течение 10 календарных дней со дня получения от работницы необходимых документов (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ). Всю сумму пособия начислите за счет средств ФСС РФ (ст. 4 Закона о пособиях гражданам, имеющим детей).

Срок выплаты пособия по беременности и родам — ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Распорядительный документ (приказ) для выплаты пособия по беременности и родам оформлять не надо.

1.1. Можно ли работать во время отпуска по беременности и родам

Женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, работать нельзя (ст. ст. 106, 107, 255 ТК РФ). Одновременная выплата пособия по беременности и родам и заработной платы не допускается (Письмо Роструда от 24.05.2013 N 1755-ТЗ, Информационное письмо ФСС РФ от 08.10.2004 N 02-10/11-6671).

Так как отпуск по беременности и родам предоставляют по заявлению работницы и на основании больничного листа, она может уйти в отпуск позже или выйти из отпуска раньше и получить пособие за период, указанный в заявлении на отпуск, но в пределах периода нетрудоспособности, указанного в больничном листе (ст. 255 ТК РФ).

Также женщина может работать на условиях неполного рабочего времени, если вместо пособия по беременности и родам выберет пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. Выбрать пособие по уходу за ребенком можно со дня рождения ребенка при условии, что его размер будет выше, чем размер пособия по беременности и родам. При выборе женщиной пособия по уходу за ребенком, ранее выплаченное пособие по беременности и родам подлежит зачету (ст. 13 Закона о пособиях гражданам, имеющим детей, ч. 3 ст. 11.1 Закона N 255-ФЗ).

2. Как рассчитать пособие по беременности и родам

Больничный лист по беременности и родам оплачивают в размере 100% среднего заработка (ч. 1 ст. 11 Закона N 255-ФЗ). Страховой стаж работницы на размер пособия не влияет, кроме случая, когда стаж меньше шести месяцев.

Для расчета пособия по беременности и родам сделайте следующее:

  • определите количество календарных дней отпуска по беременности и родам. Учтите, что его продолжительность определяет работница в заявлении, но в пределах срока, указанного в таблице «Освобождение от работы» больничного листа (ст. 255 ТК РФ, п. 60 Порядка выдачи листков нетрудоспособности);
  • рассчитайте средний дневной заработок (ч. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). При расчете учтите, что в некоторых случаях годы расчетного периода по заявлению работницы можно заменить;
  • дневное пособие по беременности и родам равно среднему дневному заработку (ч. 4 ст. 14, ч. 1 ст. 11 Закона N 255-ФЗ):
  • определите размер пособия по беременности и родам по формуле (ч. 5 ст. 14 Закона N 255-ФЗ):

Расчет пособия оформите справкой-расчетом и приложите ее к больничному листу (п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Пример расчета пособия по беременности и родам

Круглова М.И. представила в июле 2018 г. заявление на отпуск по беременности и родам и соответствующее пособие, а также больничный лист на 140 календарных дней.

Средний дневной заработок работницы за 2016 — 2017 гг. — 540 руб.

Расчет пособия по беременности и родам:

  • размер дневного пособия — 540 руб. (540 руб. x 100%);

  • размер пособия по беременности и родам — 75 600 руб. (540 руб. x 140 дн.).

3. Как работодателю заполнить больничный лист по беременности и родам

Если в больничном листе в строке «Причина нетрудоспособности» указан код «05», оформляйте раздел «Заполняется работодателем» по тем же правилам, что и больничный по временной нетрудоспособности.

При заполнении больничного листа по беременности и родам учтите следующее:

  • строку «ИНН нетрудоспособного (при наличии)» не заполняйте (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности);
  • строку «Страховой стаж» заполняйте даже в случаях, когда стаж не влияет на размер пособия по беременности и родам (ч. 1, 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ, п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности);
  • в ячейках «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» укажите всю сумму рассчитанного пособия по беременности и родам. Ячейки «за счет средств работодателя» не заполняйте (ст. 4 Закона о пособиях гражданам, имеющим детей, п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

4. Как рассчитать и выплатить пособие по беременности и родам в различных ситуациях

4.1. Как выплатить пособие, если работница продолжает работать после получения больничного листа по беременности и родам

Работница вправе либо оформить отпуск по беременности и родам и получать пособие за счет ФСС РФ, либо продолжать работать и получать заработную плату (Решение Верховного Суда РФ от 14.11.2012 N АКПИ12-1204, Определение ВАС РФ от 24.03.2010 N ВАС-2812/10 по делу N А45-9720/2009).

Если работница после получения больничного листа по беременности и родам продолжает работать, то основания для выплаты пособия за этот период отсутствуют (Информационное письмо ФСС РФ от 08.10.2004 N 02-10/11-6671). Выплатите работнице пособие только за период отпуска по беременности и родам, указанный в заявлении работницы, в пределах периода освобождения от работы согласно больничному листу.

Обратите внимание, что для расчета пособия расчетным периодом являются два года, предшествующие году начала отпуска, а не году, указанному в графе «С какого числа» таблицы «Освобождение от работы» больничного листа (ст. 255 ТК РФ, ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Например, в больничном листе указан период освобождения от работы с 18 декабря 2017 г. на 140 календарных дней. Работница написала заявление на предоставление отпуска по беременности и родам с 1 января 2018 г. В таком случае расчетным периодом являются 2016 — 2017 гг., а сумму пособия по беременности и родам нужно рассчитать исходя из фактической продолжительности отпуска — 126 календарных дней.

4.2. Как рассчитать пособие по беременности и родам работнице, которая работает неполный рабочий день

Для расчета пособия по беременности и родам женщине, которая работает неполный рабочий день, сделайте следующее:

  • рассчитайте фактический средний дневной заработок в общем порядке (п. 16 Положения об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством);
  • определите величину МРОТ, установленного на дату начала отпуска, с учетом продолжительности рабочего времени работницы:
  • рассчитайте минимальный средний дневной заработок исходя из МРОТ с учетом продолжительности рабочего времени работницы (п. п. 11(1), 15(3) Положения об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством):
  • сравните сумму фактического среднего дневного заработка (п. 1) с минимальным средним дневным заработком, исчисленным исходя из МРОТ с учетом продолжительности рабочего времени (п. 3). За средний дневной заработок для расчета пособия примите большую из этих двух величин (ч. 1.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 11(1) Положения об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Письмо ФСС РФ от 16.11.2015 N 02-09-14/15-19990);
  • размер пособия определите в общем порядке.

Пример расчета пособия по беременности и родам работнице, которая трудится неполный рабочий день

Селезнева И.К. работает на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки).

Отпуск по беременности и родам по больничному листу и заявлению работницы предоставлен с 16 июля 2018 г. на 140 календарных дней.

Средний дневной заработок работницы за 2016 — 2017 гг. — 350 руб.

Расчет пособия по беременности и родам:

Величина МРОТ на дату начала декретного отпуска с учетом продолжительности рабочего времени работницы равна 5 581,50 руб. (11 163 руб. x 0,5).

Размер среднего дневного заработка, рассчитанного исходя из МРОТ, равен 183,50 руб. (5 581,50 руб. x 24 / 730), что меньше фактического среднего дневного заработка (350 руб.). Поэтому для расчета пособия надо использовать фактический средний дневной заработок.

Размер пособия по беременности и родам Селезневой И.К. равен 49 000 руб. (350 руб. x 100% x 140 дн.).

4.3. Как рассчитать пособие за период дополнительного отпуска по беременности и родам

Если работница после родов принесла больничный лист, в котором в ячейках «доп код» указан код «020», то по ее заявлению организация должна предоставить дополнительный отпуск по беременности и родам. Например, в связи с осложненными родами дополнительный отпуск предоставляют на 16 календарных дней (ст. 255 ТК РФ).

Отпуск по беременности и родам и дополнительный отпуск связаны с одним страховым случаем (п. 2 ч. 2 ст. 1.3 Закона N 255-ФЗ). Поэтому для расчета суммы пособия за дополнительные дни отпуска нужно использовать средний заработок работницы, исходя из которого рассчитано пособие за период основного отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Пример расчета дополнительного отпуска по беременности и родам

Карасевой Л.С. был предоставлен отпуск по беременности и родам с 13 ноября 2017 г. по 1 апреля 2018 г. на 140 календарных дней. Пособие по беременности и родам было рассчитано исходя из среднего дневного заработка 1 450 руб., определенного за расчетный период — 2015 — 2016 гг.

После родов Карасева Л.С. предоставила продолжение больничного листа и заявление на 16 дней дополнительного отпуска (с 2 по 17 апреля 2018 г.) в связи с осложненными родами.

Расчет пособия по беременности и родам за период дополнительного отпуска:

  • средний дневной заработок — тот же, который использовали для расчета пособия за период основного отпуска по беременности и родам — 1 450 руб.;

  • размер дневного пособия — 1 450 руб. (1 450 руб. x 100%);

  • размер пособия по беременности и родам — 23 200 руб. (1 450 руб. x 16 дн.).

4.4. Как выплатить пособие по беременности и родам при срочном трудовом договоре

Пособие по беременности и родам работнице, с которой заключен срочный трудовой договор, рассчитайте и выплатите в обычном порядке.

В случае истечения срочного трудового договора в период беременности работницы договор продлевается по ее письменному заявлению на весь период беременности (при наличии медицинской справки, подтверждающей беременность). При предоставлении работнице отпуска по беременности и родам срочный трудовой договор продлевается до окончания отпуска по беременности и родам (ст. 261 ТК РФ, п. 27 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Если работница продлила срочный трудовой договор, предоставила вместе с заявлением на отпуск по беременности и родам больничный лист, выплатите пособие за весь период отпуска.

Надо ли пересчитать пособие по беременности и родам при рождении мертвого ребенка

В случае рождения мертвого ребенка перерасчет и частичный возврат пособия по беременности и родам законодательством не предусмотрен.

Однако если женщина решит до окончания отпуска по беременности и родам выйти на работу, пересчитать пособие все-таки придется, так как ФСС РФ может потребовать вернуть излишне выплаченную сумму (Письмо Роструда от 24.05.2013 N 1755-ТЗ).

В то же время удержать переплату с выплат работнице можно только с ее письменного согласия (ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ, Письмо ФСС РФ от 20.08.2007 N 02-13/07-7922, Письмо Роструда от 24.05.2013 N 1755-ТЗ).

5. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы пособия по беременности и родам

НДФЛ пособие по беременности и родам не облагается (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.09.2014 N 03-04-09/46390).

Надо ли отражать пособие по беременности и родам в расчете 6-НДФЛ

Сумму пособия по беременности и родам в расчете 6-НДФЛ не отражают, так как она освобождена от обложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма ФНС РФ от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, от 23.03.2016 N БС-4-11/4901).

Предусмотрен ли код дохода для отражения пособия по беременности и родам в справке 2-НДФЛ

Для пособия по беременности и родам код дохода не предусмотрен. Сумму пособия по беременности и родам в справке 2-НДФЛ не отражают, так как она освобождена от обложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, Приложение N 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, п. 2 Письма Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118).

Страховыми взносами пособие по беременности и родам не облагается (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

6. Как отражать в бухгалтерском учете начисление и выплату пособия по беременности и родам

Начисление и выплату пособия по беременности и родам отражайте проводками:

Содержание операцийДебетКредитПервичный документ
Начислено пособие по беременности и родам. Сумма пособия полностью отнесена на расчеты с ФСС РФ69-170Листок нетрудоспособности,

Расчетная ведомость (Расчетно-платежная ведомость)

Выплачено пособие по беременности и родам7051 (50)Выписка банка по расчетному счету

(Расчетно-платежная ведомость, Платежная ведомость)