Каким способом организации представить документы в ответ на требование налогового органа

В бумажном виде вы можете представить документы в инспекцию лично или отправить по почте. Для этого нужно подготовить их заверенные копии и приложить к ним сопроводительное письмо с описью.

В электронном виде документы можно подать по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика. Представьте их в утвержденном электроном формате или в виде скан-образов.

 

 

Как представить документы в бумажном виде

В бумажном виде вы можете подать документы лично (через представителя) в инспекцию либо по почте заказным письмом. Представьте их в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Учтите, что инспектор вправе ознакомиться с подлинниками документов. Об этом он уведомит вас отдельно (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Копии документов нужно пронумеровать и прошить с учетом следующих правил (Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@):

  • копии разных документов объедините в одну прошивку. Если копий много, поделите их на тома и прошейте каждый отдельно. В один том подшивайте не более 150 листов;
  • копию одного многостраничного документа объемом свыше 150 листов делить на тома не нужно. Подайте ее в виде одного прошитого тома;
  • если том объемный, учитывайте, что прошивка должна позволять:
    • свободно считывать текст, реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
    • изучать и копировать каждый лист без механического разрушения прошивки;
  • листы прошиваемого тома нужно пронумеровать арабскими цифрами сплошным способом. На первом листе каждого тома нумерация начинается заново с цифры 1;
  • прошивая том, выведите концы нити на оборотную сторону последнего листа и свяжите. На место скрепления (узла) наклейте бумажную наклейку для заверительной надписи.

К томам документов приложите сопроводительное письмо. В письме укажите дату и номер требования, по которому представляете документы, а также опись передаваемых документов и общее количество их листов. Опись приведите в самом письме либо оформите отдельным документом и приложите к нему, о чем укажите в тексте письма (п. 6 Приложения N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@).

 

 

Как заверить копии документов, представляемых по требованию налогового органа

Копии документов, которые вы собираетесь подать в инспекцию, нужно заверить личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности, например главного бухгалтера. Заверять копии у нотариуса не нужно (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ).

На каждом томе документов, представляемых в инспекцию, размещают бумажную наклейку с заверительной надписью. В ней указывают (п. 5 Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@):

  • должность лица, которое заверяет копии;
  • фамилию и инициалы этого лица, его личную подпись. Подпись должна частично зайти на бумажную наклейку и на лист, к которому она приклеена;
  • количество листов в томе арабскими цифрами и прописью;
  • дату заверки.

 

Пример наклейки с заверительной надписью

ВЕРНО

 

Всего пронумеровано, прошнуровано

()листов
(количество листов прописью)
____________________________________________
(должность)(фамилия и инициалы)(подпись)
___.___. 20___ г.

 

Как представить документы в электронном виде

В электронной форме документы можно направить по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Для этого используйте формат, который утвержден Приказом ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@.

Также в электронном виде можно подать документ, который составлен на бумаге. Для этого нужно создать электронный образ документа в формате tif, jpg, pdf, png. Документ сканируют в черно-белом изображении с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета (Приложение к Приказу ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@).

Электронные документы можно подать в электронном виде, только если вы их ведете по форматам, которые утверждены ФНС России.

Если вы составляете документы по собственному электронному формату, то подайте их на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письма Минфина России от 01.10.2018 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048). Или отсканируйте эти копии и направьте в электронном виде.

При передаче документов по ТКС их нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Это должна быть подпись руководителя организации или лица, которое действует по доверенности, например главного бухгалтера (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ).

После отправки документов по ТКС дождитесь от инспекции квитанцию о приеме документов. Если вместо нее инспекция прислала уведомление об отказе в приеме, нужно устранить ошибки, которые указаны в уведомлении, и направить документы повторно (п. 21 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@).

Если вы не получили от инспекции квитанцию о приеме документов, представьте их в бумажной форме (п. 24 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Предварительно рекомендуем уточнить в инспекции, поступили ли документы.