Порядок заполнения и представления авансового отчета

Если работник получил денежные средства работодателя на административно-хозяйственные нужды организации (ИП), он должен отчитаться об их расходовании, заполнив и представив в установленный срок авансовый отчет и приложив к нему подтверждающие документы.

 

Что такое авансовый отчет и в каких случаях его заполняют

Авансовый отчет применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).

Как правило, подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации (ИП):

  • на служебные командировки;
  • представительские расходы;
  • приобретение товаров (работ, услуг);
  • внесение за организацию (ИП) предварительной оплаты контрагентам.

На практике авансовые отчеты составляют не только в случае выдачи под отчет наличных денег из кассы, но и при перечислении подотчетных денег на личную банковскую карту работника, а также при использовании им корпоративной банковской карты для оплаты расходов.

Возможна и иная ситуация. Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).

Подотчетному лицу необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя (другого уполномоченного лица) с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Если деньги работнику не выдавались, составлять авансовый отчет не нужно (при условии, что иной порядок не установлен в организации или у ИП).

Пример заявления работника о возмещении расходов

Генеральному директору

ООО «СтройПортГрупп»

Жукову И.Ю.

от менеджера отдела продаж

Малинина О.А.

Заявление

о возмещении расходов на оплату переговоров

со служебного мобильного телефона

В период с 09.01.2018 по 31.01.2018 в связи с ведением переговоров о заключении договоров с заказчиками на 2018 г. мною был допущен перерасход установленного в организации лимита расходов на мобильную связь.

Сумма превышения лимита составила 500 (пятьсот) рублей, что подтверждается детализированным счетом за услуги сотовой связи от 31.01.2018.

На основании вышеизложенного прошу возместить расходы на переговоры по мобильному телефону в служебных целях в сумме 500 (пятьсот) рублей путем перевода на мою зарплатную банковскую карту.

Приложение:

Копия детализированного счета за услуги сотовой связи от 31.01.2018.

01.02.2018

Малинин /Малинин О.А./

 

Обязательно ли при УСН оформлять авансовые отчеты

Да, если вы выдали работнику аванс на административно-хозяйственные расходы. Обязанность оформления авансовых отчетов не зависит от применяемой системы налогообложения (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Должен ли ИП оформлять авансовый отчет при оплате своих расходов наличными

ИП не должен оформлять авансовый отчет независимо от того, на какие цели (личные или связанные с предпринимательской деятельностью) им были израсходованы наличные. Ведь при проведении операций с наличными деньгами непосредственно ИП нет выдачи денег под отчет (Письма Банка России от 14.06.2012 N 29-1-2/4255, ФНС России от 31.08.2012 N АС-4-2/14504@).

Если же деньги получают под отчет работники ИП, то авансовые отчеты они оформляют в общем порядке (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

 

Как заполнить авансовый отчет по форме N АО-1

Унифицированную форму «Авансовый отчет» (форма N АО-1) заполняют в одном экземпляре на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).

При оформлении авансового отчета подотчетному лицу следует:

  • заполнить графы 1 — 6 оборотной стороны, в которых указать (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)):

в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;

в графах 2 — 4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);

в графах 5 — 6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте;

  • подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи;
  • пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1 — 6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1));
  • предъявить авансовый отчет с приложенными первичными документами главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У);
  • получить расписку о принятии к проверке авансового отчета.

В авансовый отчет можно внести исправления, если подотчетное лицо допустило ошибку при его заполнении. При этом надо указать дату исправления и заверить подписями лиц, составивших и подписавших документ (подотчетного лица, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя), с расшифровкой подписей (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н).

Незначительные ошибки в первичных документах, наличие которых не препятствует определению продавца, покупателя, наименований товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств, влияющих на порядок налогообложения, претензий со стороны налоговых органов вызывать не должны (Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).

 

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету для подтверждения понесенных расходов

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

  • чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
  • БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

Каким требованиям должен соответствовать кассовый чек, прикладываемый к авансовому отчету

Кассовый чек должен отвечать требованиям, которые установлены ст. 4.7 Закона о применении ККТ. Реквизиты, содержащиеся в чеке на бумажном носителе, должны быть четкими и легко читаемыми не менее чем полгода после выдачи (п. 8 ст. 4.7 Закона о применении ККТ).

К авансовому отчету подотчетник может приложить как чек, выданный ему кассиром в момент расчета, так и чек, который он получил в электронной форме и распечатал самостоятельно (п. п. 2, 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

Кассовый чек, полученный в электронной форме и распечатанный на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, если содержащиеся в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

Можно ли приложить к авансовому отчету копии кассовых чеков вместо оригиналов

По мнению Минфина России, подтвердить для целей налогообложения прибыли затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ можно, только приложив оригинал чека (Письмо от 17.09.2008 N 03-03-07/22).

Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом.

Вариант 1. При наличии технической возможности получать чеки ККТ от продавца в электронном виде. Для этого подотчетное лицо до момента проведения расчета должно предоставить номер мобильного телефона или адрес электронной почты (п. 2 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

Вариант 2. Указывать в авансовом отчете реквизиты кассового чека (фискальный признак документа (ФП) и сумму расчета) или продублировать их шариковой ручкой на оборотной стороне чека. Сохранив эти реквизиты, можно с помощью специального информационного ресурса в сети Интернет найти чек, переслать его на электронную почту или распечатать. Адрес сайта для проверки является обязательным реквизитом и указан в кассовом чеке (например, receipt.taxcom.ru) (п. 1 ст. 4.7 Закона о применении ККТ).

Кассовый чек, полученный от продавца в электронном виде или восстановленный по реквизитам с помощью специального информационного ресурса, может быть распечатан и приложен к авансовому отчету точно так же, как и кассовый чек, отпечатанный продавцом ККТ на бумажном носителе, если содержащиеся в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Какие документы надо приложить к авансовому отчету для подтверждения оплаты банковской картой подотчетного лица

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

  • чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
  • документ строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214);
  • слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
  • выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

Возможность выдачи работникам денег под отчет путем перечисления на личные банковские карты (в том числе зарплатные) Минфин России подтвердил в Письмах от 21.07.2017 N 09-01-07/46781, от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 10.09.2013 N 02-03-10/37209.

Какие документы должны быть приложены к авансовому отчету при оплате услуг

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).

Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:

  • либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
  • либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.

Какие документы должны быть приложены к авансовому отчету при оплате нотариальных услуг

При оплате подотчетным лицом нотариальных услуг к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оказание услуг и их оплату.

Нотариусами могут взиматься платежи (ст. ст. 22, 23 Основ законодательства РФ о нотариате):

  • за нотариальные действия (госпошлина или нотариальный тариф в размере госпошлины);
  • за оказание услуг правового и технического характера.

Нотариус не обязан выдавать чек ККТ, так как его деятельность не является предпринимательской (п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ, ст. 1 Основ законодательства РФ о нотариате). БСО нотариусы также выдавать не обязаны.

Суммы, уплаченные за нотариальные действия и услуги правового и технического характера, указываются на нотариальном акте, оформленном на бланке единого образца (п. 2.14 Порядка определения предельного размера платы за оказание нотариусами услуг правового и технического характера, Письмо УФНС России по г. Москве от 27.09.2011 N 16-15/093518@.2). Например, в случае оформления доверенности стоимость нотариальных действий (в размере госпошлины) и услуг правового и технического характера указывается на самом бланке доверенности. В подобных случаях рекомендуем к авансовому отчету прикладывать ксерокопию нотариального акта (например, доверенности).

Если же нотариальные действия совершаются без применения бланка, то нотариус выдает акт об оказании нотариальных услуг, справку или квитанцию об оплате услуг. Любой из этих документов может подтвердить расход, если содержит все обязательные реквизиты первичного документа.

 

Какой установлен срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета для расчетов по полученным суммам

Подотчетное лицо должно отчитаться о выданных ему денежных средствах. Для этого ему необходимо предъявить заполненный авансовый отчет в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу (например, после больничного) (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).