Cрок хранения документов о закупках по Закону N 223-ФЗ

Необходимо соблюдать сроки хранения документов, которые установлены в ч. 12 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ и Перечне N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237).

Храните постоянно положения о закупке, комиссиях по осуществлению закупок (ст. 217 Перечня N 236).

Храните пять лет договоры, заключенные по результатам закупки. Начало этого срока отсчитывайте со дня окончания действия договора, прекращения обязательств по нему. Учтите, что после истечения пяти лет экспертно-проверочная комиссия может отобрать договоры на постоянное хранение (ст. 225 Перечня N 236). Храните тот же срок документы (расчеты, заключения, справки, переписку) к договорам (ст. 12 Перечня N 236).

 

Храните три года иные документы, составленные при проведении закупки, в частности:

  • извещение, документацию, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, окончательные предложения, протоколы;
  • журналы регистрации заявок;
  • аудиозаписи, составленные в ходе вскрытия конвертов с заявками (если вашим положением предусмотрена такая запись);
  • переписку по осуществлению закупок.

 

 

В Перечне N 236 и Законе N 223-ФЗ указаны не все документы, составляемые при осуществлении закупок. Например, не упомянут план закупок. Несмотря на это рекомендуем хранить три года все документы, которые вы подготовили в ходе проведения закупок. За разъяснением по данному вопросу целесообразно обратиться в Росархив.

Начало срока хранения документов отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение. По истечении сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.11 Инструкции N 237).

 

Важно! Перечень N 236 применяется ко всем документам, делопроизводство по которым закончено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если эти описи и акты утверждены до этой даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).