Акт сверки взаимных расчетов: образец, что включить, кто подписывает

Это документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами.

С его помощью можно, например, подтвердить наличие или отсутствие долга. Но только если есть первичные документы или другие косвенные доказательства, так как акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств.

Грамотно составленный акт сверки вы можете использовать и во многих других целях, даже если на момент составления их не было. Например, он может повлиять на исковую давность для взыскания долга. Если должник подписал акт сверки, где признал свой долг, срок исковой давности по этому требованию, как правило, начинает течь заново.

 

 

Что собой представляет акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки расчетов – это двусторонний документ о результате исполнения обязательств в их денежном выражении. В нем стороны в хронологическом порядке перечисляют все операции с контрагентом за определенный период и/или по определенному договору и подтверждают размер взаимных требований.

Закон не обязывает составлять такие акты. Но вы можете сделать акт сверки взаимных расчетов обязательным для сторон, если согласуете в договоре, как и когда стороны должны его составлять (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, на него не распространяются требования к таким документам. Его составляют на основе первичных документов, например товарных накладных, платежных поручений, актов оказания услуг.

При этом сам по себе он не может служить основанием возникновения или прекращения обязательств, он лишь констатирует итоги расчетов по заключенному договору.

Поэтому таким актом без представления первичной документации нельзя доказать, что были уплачены деньги, выполнены работы или исполнены иные обязательства.

 

 

В каких целях можно использовать акт сверки взаимных расчетов

Вы можете использовать акт сверки взаимных расчетов, чтобы:

  • найти ошибку в расчетах с контрагентом. Например, выявить переплату;
  • урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности, согласовать ее размер. Например, когда какой-то из первичных документов оказался не учтен одной из сторон;
  • косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет, если они отразили в акте отсутствие какой-либо задолженности;
  • доказать, что контрагент одобрил действия лиц, которые ранее действовали от его имени без полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25). Для этого акт должен быть подписан уполномоченным лицом;
  • доказать, что должник признал долг, и, как следствие, возобновить течение срока исковой давности (ст. 203, п. 2 ст. 206 ГК РФ);
  • рассчитать исковые требования;
  • провести на его основе зачет встречных однородных требований по ст. 410 ГК РФ.

 

Бухгалтерии такой акт нужен, чтобы провести с его использованием инвентаризацию расчетов, а также выявить безнадежные долги, чтобы потом списать их. Обычно для этого она его составляет раз в год. Если у бухгалтерии акта сверки нет или его содержание (например, период сверки) вам не подходит, вы можете в любой момент составить нужный акт и подписать его с контрагентом.

 

 

Может ли подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов свидетельствовать о признании долга

Да, может (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43). Нужно только, чтобы он был правильно оформлен.

Такое письменное признание долга означает, что исковая давность по нему начинает течь заново с момента признания. Причем неважно, истек к этому моменту срок исковой давности или еще нет. Она в любом случае возобновится после перерыва (ст. 203 ГК РФ) или уже за пределами истекшего срока. Поэтому, если вы должник, рекомендуем включать в акты сверки с кредитором только ту вашу задолженность, по которой исковая давность еще не истекла. Так вы избежите признания старых долгов и возобновления исковой давности по ним.

Обратите внимание: если по акту сверки признан долг, возникший из договора, заключенного до 1 июня 2015 г., срок исковой давности по которому не истек на 1 июня 2015 г., но истек к моменту подписания акта сверки, то течение исковой давности начинается заново.

 

 

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Вместе с тем он должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его можно использовать.

В частности, чтобы акт свидетельствовал о признании долга, он должен содержать размер долга на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам он относится.

Подписать акт может генеральный директор организации или лицо, у которого есть соответствующая доверенность.

 

 

В какой форме составить акт сверки взаимных расчетов

Составить акт сверки вы, как правило, можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но если вы утвердили форму акта как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Рекомендуем разработать собственную форму акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить ее в виде приложения к учетной политике вашей организации.

Обычно акт сверки оформляется в виде таблицы, содержащей данные двух сторон договора. На практике бухгалтерия использует те формы акта сверки, которые заведены в бухгалтерских программах. Программист организации может доработать эти формы под ваши нужды.

 

 

Что включить в акт сверки взаиморасчетов

Вы не обязаны включать в акт сверки реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Это связано с тем, что акт сверки не является первичным учетным документом. Вместе с тем, если из вашего акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства.

 

Рекомендуем включить в акт сверки:

  • наименование документа;
  • дату его составления;
  • период сверки;
  • номер и дату договора, по которому идет сверка;
  • наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;
  • информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
  • информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;
  • валюту платежа, если вы имеете дело с иностранным контрагентом;
  • ссылки на первичные документы;
  • информацию об исходящем сальдо;
  • информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;
  • должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;
  • номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности вы можете передать вместе с актом.

 

Печать на акте сверки ставить необязательно. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это. Использование печати принято в деловой практике и считается дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.

 

 

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов

Подписывать акт сверки от имени организации без доверенности вправе ее руководитель – генеральный директор, президент и т.д. (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2 ст. 69 Закона об АО, п. 3 ст. 40 Закона об ООО).

Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени организации, только если у него есть на это полномочия по доверенности. В противном случае такой акт не будет создавать права и обязанности для юрлица (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ). В связи с этим рекомендуем не принимать от контрагента акт сверки, подписанный его главным бухгалтером, если он одновременно не передаст вам доверенность или ее заверенную копию.

Вместе с тем, если на таком акте стоит печать контрагента, вы можете попытаться использовать его в суде. В случае спора суд исследует конкретные обстоятельства дела и может признать надлежащей подпись главного бухгалтера на акте сверки. Например, посчитать, что полномочия главного бухгалтера явствовали из обстановки, в которой он действовал, когда заверял акт сверки, скреплял свою подпись печатью организации .

 

Образец акта сверки взаимных расчетов

Акт сверки составляется в произвольной форме или, если в приложении к договору с контрагентом утверждена его форма, – по ней.

При составлении акта особое внимание уделите сведениям, которые позволяют достоверно установить, к каким именно обязательствам (по оплате, по поставке и др.) он относится, а также полномочиям лиц, которые его подписывают. Без этого акт сверки не будет пригоден для всех целей, в которых его можно использовать.