Простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (изоляции из-за коронавируса COVID-19)

Если вы не можете обеспечить работника работой в связи со сложившейся ситуацией (карантин из-за коронавируса COVID-19), объявляйте простой (временную приостановку работы). Ситуация в стране служит, как правило, причиной для простоя по не зависящим от вас и работников обстоятельствам. Но если эпидемия ни при чем и вы могли обеспечить работников работой, но ничего не предприняли (например, не отремонтировали оборудование для работы) – лучше объявить простой по вашей вине. Простой можно ввести как для всей организации, так и отдельных подразделений, работников (по закону запрета нет).

Порядок оформления законом не определен. На практике оформляют приказ о простое, отмечают простой в табеле. Советуем уведомить о простое службу занятости в течение трех рабочих дней. Вы всегда можете досрочно отменить простой (если готовы приступить к работе), издав об этом приказ.

Как оформить приказ о введении простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (коронавируса COVID-19)

Форма приказа произвольная, так как нормативной нет. В нем советуем зафиксировать, в частности:

• основание (причины) издания. Можете указать пункт распорядительного документа, которым вам рекомендовано (предписано) приостановить работу из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (в частности, распоряжения главы вашего города, Роспотребнадзора – как, например, по закрытию фитнес-клубов, кинотеатров, музеев). А можете и не дожидаться особого распоряжения, а обосновать это в том числе экономическими причинами, например, если у вас кафе и из-за изоляции граждан на дому нет посетителей;
• круг работников, кому объявлен простой (это могут быть все или часть работников организации);
• срок простоя. Можете указать конкретные даты начала и окончания простоя. Или, например, указать, что он вводится до особого вашего распоряжения, на период режима повышенной готовности на территории вашего города. Тогда скорее всего вам понадобится дополнительно отменить простой приказом. Сроки простоя можно указать разные для разных отделов, все зависит от вашей внутренней ситуации;
• вид простоя – как правило, по не зависящим от вас и работников причинам (например, у вас фитнес-клуб и вы вынуждены его закрыть по распоряжению главы города, Роспотребнадзора) либо реже – по вашей вине (например, если сломалось оборудование, необходимое для работы, из-за того, что вы не провели его своевременное техобслуживание либо могли его заменить на новое, но не сделали это);
• порядок оплаты простоя. Он зависит от причины простоя. Так, если простой введен по причинам, не зависящим от вас и работников (чаще всего, так как вы не можете влиять на ситуацию в стране), оплачивайте его в размере не менее 2/3 оклада (ставки) работника, рассчитанных пропорционально времени простоя. А если по вашей вине – в размере не менее 2/3 среднего заработка работника (ч. 1, 2 ст. 157 ТК РФ);
• другую информацию, которую посчитаете нужной, например, о том, что во время простоя посещать офис нельзя (рекомендовать работникам находиться дома (самоизолироваться)), о назначении ответственных лиц за уведомление службы занятости о простое.

Кстати, если вводите простой на определенный срок, то при необходимости его можно продлить – например, можете издать еще один приказ о введении простоя или внести изменения в действующий.

 Как информировать работников о введении простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Информацию о введении простоя советуем довести до сведения работников под подпись. Обычно работники ставят свою подпись в листе ознакомления с приказом.

Если же это сделать невозможно из-за того, что работник отсутствует на работе (например, он на больничном), можете поступить, например, так, как предложил Минтруд России в Письме от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741 при переходе на удаленную работу – обменяться электронными образами. То есть позвоните работнику и сообщите о простое, продублируйте ему сообщение по электронной почте (если не знаете адрес, уточните эту информацию у работника при разговоре). Попросите его написать вам в произвольной форме заявление (расписку), что он ознакомлен с вашим распоряжением о введении простоя (его сроках), и выслать его фото (сканированную копию) вам по электронной почте или с помощью доступной вам и работнику программы (мессенджера). Затем при первой возможности ознакомьте работника с оригиналом приказа под подпись.

При необходимости можно направить работникам уведомления о простое по почте заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении.

Нужно ли уведомить службу занятости о введении простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Да, советуем вам во всех случаях введения простоя (как для всей организации, так и когда отправляете в простой только часть подразделений, работников) уведомить об этот орган службы занятости. Сделайте это письменно в течение трех рабочих дней после издания приказа о простое (п. 2 ст. 25 Закона о занятости, п. 6 Письма Роструда от 19.03.2012 N 395-6-1).

Если не знаете контакты органа службы занятости, к которому вы относитесь, можете воспользоваться интернет-порталом Роструда https://trudvsem.ru/czn. Там введите в специальном поле свой регион и перейдите на сайт вашего регионального органа службы занятости. На нем уже можете узнать контакты вашего районного центра занятости.

Форма уведомления произвольная, так как нормативно установленной нет.

Как отметить в табеле учета рабочего времени простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Если вы используете унифицированную форму табеля N Т-12 или N Т-13, то простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации зафиксируйте буквенным кодом “НП” или цифровым “32”. Такие обозначения предусмотрены для простоя по причинам, не зависящим от вас и работника. Если вы используете свою форму табеля или собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого случая.

Отмечайте как простой только те дни, которые по графику работника должны быть рабочими, то есть на которые вы приостанавливаете его деятельность. Соответственно, если у вас в компании работники работают по разным графикам, например, одни – по пятидневке, а другие – сутки через трое, то и в табеле у них будет отмечен простой в разные даты. Правильная фиксация дней простоя поможет вам не ошибиться с выплатами работнику, поскольку, например, за выходные, приходящиеся на период простоя, оплата не предусмотрена.

Как отменить простой, введенный из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

Отмените простой, если вы готовы возобновить работу, в том числе из-за нормализации эпидемиологической ситуации в вашем регионе. Например, у вас кафе и вы вместо приема посетителей наладили доставку еды на дом, либо у вас фитнес-клуб и вам, например, Роспотребнадзор разрешил возобновить работу.

Для отмены простоя издайте в произвольной форме приказ об этом (нормативно установленной формы нет). Уведомьте работников об отмене простоя по телефону, а по выходе на работу ознакомьте с приказом под подпись. Можете также воспользоваться дополнительными нашими рекомендациями по уведомлению отсутствующих работников о простое, которые мы давали ранее.

Тех, кто не выйдет на работу после отмены простоя, советуем уведомить телеграммой с требованием явиться в офис. Такое уведомление можно впоследствии использовать в том числе как доказательство прогула работника (если у него не будет уважительных причин для отсутствия).

Какие есть риски при введении простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации

В частности, возможны следующие риски:

• административная ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ за непредставление или несвоевременное представление в орган службы занятости информации о простое;
• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ при неправильной оплате простоя, если работник получит меньше, чем ему положено. Например, простой, вызванный пандемией коронавируса, вы оплатите в размере 2/3 среднего заработка работника (как простой по вашей вине с учетом ч. 1 ст. 157 ТК РФ), а должны были оплатить в размере не менее 2/3 оклада работника, и так вышло, что размер среднемесячного заработка работника меньше, чем его оклад (тем самым нарушили ч. 2 ст. 157 ТК РФ).