Как подготовить, созвать и провести внеочередное общее собрание участников ООО

Внеочередное собрание проводится, если в деятельности ООО возник вопрос, отнесенный Законом или уставом к компетенции собрания участников.

Созвать внеочередное собрание может директор по собственной инициативе или участники (иные лица), обратившись к директору с соответствующим требованием.

Несозыв (уклонение от созыва) собрания может повлечь для ООО административный штраф от 500 тыс. до 700 тыс. руб.

Чтобы провести внеочередное собрание, подготовьте документы, необходимые для рассмотрения вопросов повестки дня, примите решение о проведении собрания и направьте уведомления участникам.

Обеспечьте участникам возможность ознакомиться с документами к собранию в течение 30 дней до его проведения.

Проведите внеочередное собрание в порядке, установленном уставом, внутренним документом и законом.

Как директору (иному органу) созвать внеочередное общее собрание участников ООО
Как участнику (иным лицам) созвать внеочередное общее собрание участников ООО
Какие вопросы могут разрешаться на внеочередном собрании участников
Как провести внеочередное общее собрание участников ООО

Содержание

Как директору (иному органу) созвать внеочередное общее собрание участников ООО

Директор в любое время при возникновении вопросов, требующих разрешения общим собранием, вправе, а в ряде случаев обязан созвать внеочередное собрание участников. Так, например, директор обязан созвать внеочередное собрание, если общество планирует заключить сделку, требующую согласия общего собрания участников.

Но если в ООО образован совет директоров (наблюдательный совет), то проверьте устав, возможно, директор не имеет права самостоятельно подготавливать, созывать и проводить собрания участников, так как по уставу этот вопрос отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) (п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО).

Для созыва внеочередного общего собрания совершите следующие действия:

примите решение о проведении собрания;
уведомьте участников ООО о собрании;
обеспечьте для участников ООО доступ к документам по собранию.

Кроме того, если за 15 дней до собрания участники потребуют дополнить повестку дня иными вопросами, то включите их в повестку дня и уведомьте об этом участников не позднее чем за 10 дней до проведения собрания. Уведомление об изменении повестки дня направляется так же, как и уведомление о собрании (п. 2 ст. 36 Закона об ООО).

Как принять решение о созыве внеочередного собрания участников

Порядок принятия решения зависит от того, какой орган ООО согласно уставу ответственен за подготовку и созыв общих собраний участников. Если в уставе ничего не указано, то решение принимает директор самостоятельно (п. 2 ст. 35, п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО).

Рекомендуем оформить решение о созыве внеочередного собрания участников документально, несмотря на то что Закон об ООО не обязывает этого делать. Документальное оформление позволит зафиксировать основную информацию относительно собрания, которая потом будет указана в уведомлении о созыве собрания. Оформите такой документ решением (приказом, протоколом) исполнительного органа или протоколом совета директоров в зависимости от того, к чьей компетенции это отнесено уставом (п. 2 ст. 35, п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО).

Содержание решения о созыве собрания участников ООО не регламентировано. Рекомендуем при подготовке решения о созыве собрания включить в него следующие сведения:

1) наименование органа, принявшего решение о проведении внеочередного собрания участников ООО. По общему правилу укажите директора (иное лицо, исполняющее функции единоличного исполнительного органа). Но если у вас образован совет директоров (наблюдательный совет) и в его компетенции находится данный вопрос, то указывать нужно его (п. 2 ст. 35, п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО);

2) основание для проведения собрания. Например, если внеочередное собрание созывает директор по собственной инициативе в связи с заключением сделки, то в качестве основания указывается: “в связи с необходимостью получения одобрения заключаемой обществом сделки”;

3) дату, место и время проведения собрания участников ООО. При указании данных сведений рекомендуем учитывать, что:

собрание лучше проводить по месту нахождения исполнительного органа – адресу регистрации ООО. Но если это невозможно, например, когда вы используете адрес в ЕГРЮЛ только для связи с ООО, то проводите собрание в пределах места нахождения ООО. Проведение же собрания вне места нахождения может стать причиной признания решений, принятых на собрании, недействительными. Так, есть примеры судебной практики, когда суды признают проведение собрания участников вне места нахождения общества, если при этом участие в собрании становится затруднительным, существенным нарушением, что влечет недействительность решений, принятых на собрании;
собрание не может быть проведено ранее 30 дней с даты уведомления участников о проведении собрания, если более короткий срок не предусмотрен уставом.

При этом учтите, что если собрание созывается по требованию участника или иных лиц, то оно не может быть проведено позднее 45 дней со дня получения такого требования.

Кроме того, в решении о созыве собрания участников желательно указать время начала регистрации участников на собрании во избежание оспаривания решения собрания (п. 3 ст. 35, п. п. 1, 4 ст. 36 Закона об ООО, п. п. 2, 3, 4 гл. I ч. “Б” Кодекса корпоративного управления);

4) форму собрания участников ООО.

По общему правилу внеочередное собрание можно провести только в форме совместного присутствия участников. В форме заочного голосования собрание можно проводить, только если уставом ООО (внутренним документом) предусмотрен порядок проведения такого голосования. Поэтому, если вы планируете провести собрание в форме заочного голосования, убедитесь в наличии порядка его проведения в уставе (внутреннем документе) общества (п. 2 ст. 12, п. 3 ст. 38 Закона об ООО);

5) повестку дня собрания участников. Укажите вопросы, которые должны быть решены на собрании (п. 2 ст. 36 Закона об ООО);

6) порядок уведомления участников о собрании ООО. Укажите общий порядок уведомления – направление заказного письма по адресу, указанному в списке участников ООО, если устав не предусматривает иной вариант уведомления (п. 1 ст. 36 Закона об ООО).

Рекомендуем учитывать, что независимо от того, как вы уведомляете участников, порядок уведомления должен позволять им своевременно и надлежащим образом подготовиться к собранию, то есть не направляйте письмо в заведомо короткий срок или способом, который не предусмотрен законом или уставом ООО (п. 1.1.2 гл. I ч. “Б” Кодекса корпоративного управления);

7) место и время ознакомления с материалами, подготовленными к собранию. Если иное не предусмотрено уставом, то укажите, что ознакомление с материалами проводится по месту нахождения директора (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Время ознакомления также должно быть удобно участникам, то есть не следует назначать ознакомление на обеденный перерыв, рано утром или очень поздно вечером. Оптимальное время для ознакомления – с утра и до обеда или в течение всего рабочего дня (п. 3 ст. 36 Закона об ООО);

8) приложения к решению о проведении собрания участников. Перечень документов в приложении зависит от того, какие вопросы выносятся на собрание, например:

если выносится вопрос об утверждении устава, приложите устав в новой редакции;
если избирается совет директоров, то приложите сведения о лицах, выдвинутых для избрания в этот орган управления.

Как уведомить участников о собрании

По общему правилу для уведомления участников необходимо направить им за 30 дней до его проведения заказные письма на адреса, указанные в списке участников. Но, прежде чем направлять уведомление, посмотрите устав, он может содержать иной порядок уведомления участников о собрании (п. 1 ст. 36 Закона об ООО).

Учтите, если доля участника заложена и права по ней осуществляет залогодержатель, уведомление надо направить и ему. Неуведомление залогодержателя в такой ситуации и принятие решения без него повлечет получение им права оспорить принятые решения. Так, есть примеры судебных решений, когда суд по требованию залогодержателя признавал недействительным решение, принятое без его участия.

Содержание уведомления. Обязательно укажите время и место проведения общего собрания участников общества, а также предлагаемую повестку дня. Данные сведения берутся из решения о созыве собрания, если оно оформлялось документально (п. 2 ст. 36 Закона об ООО).

Кроме того, рекомендуем указать в уведомлении следующие сведения из решения о созыве собрания:

орган, принявший решение о проведении собрания участников (п. п. 2, 4 ст. 35 Закона об ООО);
основание для проведения собрания участников (п. 1 ст. 35 Закона об ООО);
форму проведения собрания участников (п. 1 ст. 38 Закона об ООО);
информацию о месте и времени ознакомления с материалами, подготовленными к собранию. А если уставом предусмотрен иной способ ознакомления с информацией, то укажите его (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Что нужно сделать для обеспечения участников информацией о собрании

Для того чтобы исполнить обязанность по предоставлению участникам информации (материалов) при подготовке к собранию, вам нужно за 30 дней до проведения собрания, если в уставе ООО не предусмотрен меньший срок, выполнить следующие действия:

подготовить для участников материалы, необходимые для рассмотрения вопросов повестки дня, и разместить их для ознакомления в помещении исполнительного органа. К таким материалам относятся, например, сведения о сделках, которые планируется одобрить на собрании участников, или сведения о лицах, выдвинутых для избрания в органы ООО, и т.п. (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Учтите, любой участник ООО вправе потребовать предоставить ему копии материалов к собранию. При получении такого требования вы обязаны предоставить их и взять оплату за изготовление копий, но она не может быть выше реальной стоимости их изготовления (п. 3 ст. 36 Закона об ООО);

вышлите участникам материалы вместе с уведомлением, если иной способ ознакомления с информацией (материалами) не предусмотрен уставом. При наличии в уставе другого способа ознакомления участников с информацией (материалами) к собранию используйте его (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Как участнику (иным лицам) созвать внеочередное общее собрание участников ООО

Участники (участник) с долей не меньше 10%, совет директоров, ревизионная комиссия, аудитор, а также исполнительный орган, если подготовка, созыв и проведение собрания участников по уставу отнесены к компетенции совета директоров, вправе требовать проведения внеочередного собрания участников (п. 2 ст. 35, п. 2.2 ст. 32 Закона об ООО). Для этого:

1) составьте требование о проведении собрания в письменной форме. Форма и содержание требования не регламентированы, поэтому рекомендуем составить его в простой письменной форме и включить в него следующие сведения:

орган, в который направляется требование о проведении собрания. Как правило, это директор. Но также может быть совет директоров, если данный орган образован в ООО и вопрос созыва собрания находится в его компетенции (п. 2 ст. 35, пп. 10 п. 2.1, п. 2.2 ст. 32 Закона об ООО);
лицо, направляющее требование о проведении собрания, его данные (реквизиты) и подпись. Укажите сведения таким образом, чтобы общество имело возможность вас идентифицировать. Например, участнику-физлицу рекомендуем указывать Ф.И.О. и паспортные данные, а юрлицу – наименование и регистрационные данные;
формулировки вопросов, включаемых в повестку дня;
предполагаемую форму проведения собрания. Форма собрания может быть только очной, если устав (внутренний документ) не предусматривает порядка проведения заочного голосования (п. 2 ст. 12, п. п. 1, 3 ст. 38 Закона об ООО);
предложения о дате, месте и времени проведения собрания (п. 3 ст. 35, п. п. 1, 4 ст. 36 Закона об ООО);
приложения к требованию. Рекомендуем приложить к требованию документы (информацию), касающиеся вопроса, выносимого на рассмотрение внеочередным собранием участников;

2) направьте требование о созыве собрания директору ООО. Рекомендуем направлять его заказным письмом по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, или вручать его лично директору (иному лицу, уполномоченному на получение корреспонденции), если иной способ не предусмотрен уставом;

3) дождитесь ответа директора. Он должен принять решение о созыве собрания либо об отказе в течение пяти дней с даты получения требования и уведомить об этом вас (п. 2 ст. 35 Закона об ООО).

Дальнейшие варианты ваших действий зависят от того, какое решение принял директор.

Если директор принял решение созвать собрание, то дальнейшие действия, связанные с подготовкой, созывом и проведением, осуществляет он сам, то есть он должен уведомить участников, обеспечить доступность документов к собранию. А если в последующем повестка дня дополнится новыми вопросами, то уведомить участников об этом.

Если директор принял решение отказать в созыве внеочередного собрания участников, проверьте решение на обоснованность. Если оно необоснованно, то созовите собрание самостоятельно, совершив все те же действия, что и директор при созыве внеочередного собрания. Затраты на созыв собрания вы сможете компенсировать в случае принятия собранием решения об этом (п. 4 ст. 35 Закона об ООО).

Отказ директора в созыве собрания обоснован, если (п. 2 ст. 35 Закона об ООО):

вами не соблюден порядок предъявления требования о проведении внеочередного общего собрания участников.

В этом случае вам нужно устранить нарушение и повторно направить требование в адрес ООО;

предложенные вами вопросы не соответствуют вопросам, относящимся к компетенции собрания участников, или не соответствуют требованиям федеральных законов.

Какие вопросы могут разрешаться на внеочередном собрании участников

Повестка дня может содержать любые вопросы, отнесенные Законом об ООО к компетенции собрания участников. Кроме того, собрание участников может решать и иные вопросы, например вопросы об одобрении крупных сделок и сделок с заинтересованностью, об избрании совета директоров и т.п. (п. 2 ст. 32, пп. 13 п. 2 ст. 33, ст. ст. 45, 46 Закона об ООО).

Обязательно учтите, что директор не может включать в повестку дня вопросы, не относящиеся к компетенции собрания участников. Также он не может изменять формулировки предложенных вопросов, как первоначальных, так и дополнительных, а также менять предложенную форму проведения собрания. Но он вправе включать в повестку дня дополнительные вопросы. Поэтому при подготовке требования проверьте, верно ли вы сформулировали вопросы, относятся ли они к компетенции собрания участников и соответствует ли повестка дня предложенной вами форме собрания (п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 36 Закона об ООО).

Как провести внеочередное общее собрание участников ООО

При проведении собрания руководствуйтесь порядком, установленным уставом и внутренним документом ООО, а также положениями Закона об ООО (ст. 37 Закона об ООО).

Если такой порядок не установлен, то в рамках проведения собрания:

зарегистрируйте участников и их представителей в том же порядке, что и при проведении годового собрания. Ответственность за регистрацию лежит на лице, созвавшем собрание;
откройте собрание. Порядок открытия аналогичен порядку открытия годового общего собрания, то есть выберите председательствующего и организуйте ведение протокола;
проведите голосование по вопросам повестки дня в том же порядке, что и при годовом общем собрании участников ООО;
оформите решение внеочередного общего собрания в виде протокола и подпишите его у председателя собрания и секретаря (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ);
подтвердите решения и состав присутствующих лиц одним из способов, предусмотренных законом (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

По общему правилу решения, принятые очным голосованием, и состав лиц, присутствующих при их принятии, нужно подтвердить посредством нотариального удостоверения. Исключение составляет случай, когда в уставе либо в единогласном решении общего собрания предусмотрен иной способ подтверждения (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).